Équilibrer la flexibilité, l'évolutivité et la sécurité pour les espaces gouvernementaux

Cinq points clés à retenir de notre webinaire avec Inavate APAC le 25 novembre

Le 25 novembre, Televic a co-organisé un webinaire avec Inavate APAC, le site Web d'information et le magazine pour les concepteurs, installateurs et  utilisateurs de technologies audiovisuelles et associées dans les environnements professionnels. Sujet abordé : l'équilibre entre la flexibilité, l'évolutivité et la sécurité pour les espaces gouvernementaux.

Pour l'occasion, Didier Rosez, chef de produit de Televic Conference, a formé un panel d'experts avec M. Thaweesak Thamsirisup, directeur général du principal intégrateur de systèmes audiovisuels de Thaïlande, Vichai Trading, et Gavin Bunn, directeur de comptes chez Pro AV Solutions en Australie. Le webinaire a été animé et diffusé par Inavate depuis son siège, à Singapour.

En se concentrant sur les principales tendances et les changements qui se produisent dans les espaces de réunion et de conférence des gouvernements, voici les cinq enseignements les plus importants de ce webinaire.

1. La pandémie a rapidement modifié les exigences en matière d'espaces de réunion gouvernementaux

Grâce à leur expérience pratique du marché, les experts du panel s'accordent à dire que l'année écoulée a été marquée par une évolution rapide des souhaits et besoins des gouvernements, des parlements nationaux aux conseils régionaux et municipaux, en matière d'infrastructure d'espaces de réunion.

L'un des premiers facteurs de changement a été la nécessité de faciliter la distanciation sociale entre les participants physiques dans la salle du conseil. La séparation physique ou par des murs en plexiglas des personnes a eu un impact sur la compréhension de la discussion. Cela a accru le besoin de solutions audio personnelles de haute qualité pour chaque participant. De même, le déplacement des réunions dans des lieux plus vastes a augmenté la demande de solutions de conférence flexibles, portables et sans fil.

La deuxième étape de l'évolution a été marquée par le moment où les réunions en personne ont dû être remplacées par des appels vidéo en ligne. Si les plateformes connues telles que Teams et Zoom permettaient aux participants de parler à distance, elles n'apportaient pas de réponses à des questions telles que le vote, la gestion de l'ordre du jour, etc.

Un troisième changement s'est produit lorsque la pandémie a ralenti et que les conseils se sont réunis à nouveau pour des réunions physiques, mais tous les participants ne pouvaient pas être présents en raison de circonstances telles que les quarantaines, et le public n'était pas encore autorisé à assister aux réunions. Il a donc fallu prévoir des solutions de réunions dites hybrides, où certains participants sont dans la salle et d'autres les rejoignent par voie numérique. En outre, la législation relative à la transparence et à la liberté d'information a incité les gouvernements et les conseils à intégrer dans leur système de conférence des fonctionnalités de transcription, d'enregistrement et de diffusion en continu de qualité professionnelle.

Tous ces éléments ont sensibilisé les gouvernements et les conseils à la valeur ajoutée offerte par les fournisseurs de systèmes intégrés, par opposition à la façon "traditionnelle" de travailler avec différents fournisseurs et services pour les différentes parties de l'aménagement de la salle de réunion.

2. Au moins une partie des changements est là pour durer

S'il faut reconnaître aux administrations publiques le mérite de s'être adaptées rapidement à ces nouvelles circonstances, la question se pose automatiquement de savoir ce qui se passera lorsque la pandémie s'atténuera ou disparaîtra. Les intervenants s'accordent à dire qu'au moins une partie des changements adoptés resteront en place même lorsque la pandémie ne sera plus qu'un lointain souvenir.

L'accès à distance à une réunion ne sera plus systématiquement refusé, mais accepté et facilité pour diverses raisons (grossesse, maternité, congé, etc.). Il sera également utilisé pour inviter des experts ou des orateurs externes à la réunion sans que ces personnes n'aient à s'y rendre physiquement.

Par ailleurs, maintenant que cette pandémie est survenue, les gouvernements veulent être prêts à faire face à des situations similaires à l'avenir. Nous constatons d'ores et déjà que les nouveaux projets d'espaces de conseil sont soit équipés dès le départ de systèmes de conférence hybrides, soit conçus pour accueillir moins de personnes dans des salles plus grandes, avec les solutions audio appropriées.

3. La volonté d'adaptation est là

Alors que les gouvernements et les institutions publiques sont souvent considérés comme réticents au changement, l'image que nous voyons aujourd'hui est tout à fait différente. C'est peut-être l'une des raisons pour lesquelles nous devons remercier la pandémie. Les responsables gouvernementaux du monde entier ont opéré un changement de mentalité pour accepter les transformations nécessaires afin de faire face à la nouvelle réalité. Cette volonté d'adaptation peut s'installer dans un rythme plus lent après la pandémie, mais la graine a été plantée et continuera sans aucun doute à croître.

4. La sécurité est une préoccupation, mais pas une excuse

Le passage à des systèmes en ligne et hybrides et l'intégration de services publics de diffusion en continu ont, bien entendu, également eu un impact important sur les services informatiques internes des gouvernements. À cet égard, les solutions de conférence avancées d'aujourd'hui ont déjà réussi à réduire la charge de travail liée à la gestion des réunions hybrides. Des modules intuitifs de gestion des réunions permettent de gérer les participants physiques et distants à partir d'une interface unique basée sur le Web.

La sécurité, cependant, reste un obstacle mental important à franchir pour de nombreux spécialistes des technologies de l'information. En particulier, l'ouverture du réseau de l'institution pour la diffusion en continu ou l'assistance à distance par le fournisseur du système semble être un pont trop loin. Il appartiendra au secteur de la conférence de prouver que ses systèmes sont conformes aux normes les plus strictes en matière de sécurité et de cryptage au niveau de l'entreprise. En attendant, la création d'un second réseau séparé pour la diffusion en continu est une solution intermédiaire pratique.

5. La qualité de la production est un facteur de motivation important

Lorsqu'il s'agit de convaincre les organismes gouvernementaux et les conseils municipaux d'investir dans des systèmes de conférence durables, nous constatons clairement un effet boule de neige. En d'autres termes, les histoires à succès fonctionnent. Lorsqu'un conseil municipal déploie avec succès un nouveau système, les conseils voisins s'en inspirent et sont enclins à imiter la solution.

Nous tenons toutefois à souligner que la personnalisation l'emporte toujours sur la standardisation. Chaque organisation, chaque conseil et chaque espace sont différents et peuvent nécessiter une approche différente. Une référence souvent utilisée pour évaluer la valeur de l'investissement est la qualité tangible de la production, par exemple un flux très stable permet d'obtenir un excellent résultat audio et vidéo.

Curieux d'en savoir plus ? Vous pouvez visionner l'enregistrement complet du webinaire ici.