Principaux défis audiovisuels dans les salles du conseil municipal.

Les conseils municipaux sont synonymes de débats et de prises de décision efficaces. Aujourd'hui plus que jamais, une installation audiovisuelle de qualité dans la salle du conseil municipal est essentielle pour faciliter ces deux aspects. Alors, comment s'assurer que chaque membre du conseil municipal peut entendre et être entendu correctement ? Sur la base d'une enquête que nous avons menée auprès des conseils municipaux au cours des deux dernières années, nous mettons en évidence les défis audiovisuels les plus courants dans les salles du conseil municipal. Et bien sûr, nous présentons nos idées pour relever ces défis de manière adéquate.

Contenu de cet article

1. Une étude montre que 75 % des membres des conseils municipaux ne s'entendent pas entre eux
2. Distribution audio : haut-parleurs au plafond ou haut-parleurs personnels intégrés
3. Enregistrement des réunions pour faciliter la rédaction des procès-verbaux
4. Radiodiffusion, webdiffusion et diffusion en continu
5. Modération des réunions et prise de décision
6. Brève démonstration : qualité audio de l'enregistrement d'un conseil municipal
7. Fonctionnalités et intégrations durables
8. Évolutivité et facilité de mise à niveau

D'après la recherche, 75 % des membres des conseils municipaux ne s'entendent pas entre eux.

Au cours des recherches que nous avons menées auprès des conseils municipaux ces deux dernières années, le principal problème soulevé était la mauvaise qualité du son. Plus précisément, la plupart des personnes interrogées ont indiqué qu'entendre les autres membres du conseil de l'autre côté de la table et être entendu par le public était le problème numéro un lors des réunions du conseil municipal.

La situation est claire : lorsque trois membres du conseil municipal sur quatre indiquent ne pas pouvoir s'entendre clairement, il est temps d'approfondir les causes de ces problèmes.

Nous avons constaté que, dans la plupart des cas, le type de solution audio mise en place et la configuration de l'infrastructure dans la salle du conseil municipal sont en cause. Dans les pages suivantes, nous examinerons certains des principaux aspects qui ont un impact sur la qualité audio dans les salles du conseil municipal.

Distribution audio : haut-parleurs au plafond ou haut-parleurs personnels intégrés

La discussion des points à l'ordre du jour est l'activité la plus importante lors des réunions du conseil municipal. C'est pourquoi la tâche la plus importante d'un système audio est de s'assurer que tout le monde entend et peut être entendu. Dans de nombreuses salles du conseil, le système audio se compose de plusieurs microphones, idéalement un pour chaque membre afin de capter sa voix. Pour amplifier la conversation, des haut-parleurs sont souvent installés au plafond de la salle.

Contraintes architecturales

L'architecture de la salle et la structure du plafond sont très souvent des facteurs décisifs pour le positionnement des haut-parleurs. Dans de nombreux cas, cette position n'est pas idéale pour créer un son clair et compréhensible pour les membres du conseil. Souvent, des choix sont faits pour s'assurer que le public puisse entendre les débats. Cela explique pourquoi de nombreux membres du conseil et du personnel des conseils municipaux interrogés ont déclaré : "Je n'entends pas mes collègues" ou "Pouvez-vous répéter votre question ?".

Distorsion et effet Larsen

En réaction naturelle, le niveau audio est augmenté, ce qui entraîne des artefacts audibles tels que la distorsion du son ou l'effet Larsen lorsque les haut-parleurs sont dirigés vers les microphones. Ces deux effets sont désastreux pour la compréhension et créent un environnement d'écoute très désagréable. Une autre réaction courante des personnes qui ne se sentent pas entendues est d'élever la voix. Ce faisant, la conversation peut paraître bruyante, voire agressive.

Alternative : système de conférence avec des haut-parleurs personnels intégrés

Les solutions de conférence modernes ont une approche différente lorsqu'il s'agit d'augmenter le niveau sonore de la personne qui parle. L'amplification du son sur les systèmes de conférence se fait dans les microphones eux-mêmes, qui contiennent un haut-parleur local. On peut comparer cela au fait de donner à un musicien un mixage personnel de son groupe. Appliqué aux réunions du conseil municipal, ce système fournit une alimentation quasiment directe aux oreilles des membres du conseil, ce qui permet d'obtenir un son clair et intelligible.

La distance entre le haut-parleur intégré et les membres du conseil étant limitée, les niveaux sonores n'ont pas besoin d'être aussi élevés. L'amplification n'est là que pour favoriser la compréhension, et non pour projeter le son à toutes les personnes présentes dans la pièce. Cela permet de créer un environnement d'écoute agréable où tous les participants peuvent faire passer leur message dans le calme. Résultat final : une discussion plus engageante et une efficacité accrue de la réunion.

Enregistrement de la réunion pour faciliter la rédaction des procès-verbaux.

Comme les conseils municipaux et autres réunions similaires doivent rendre compte des décisions prises, un enregistrement est souvent utilisé pour rédiger le procès-verbal de la réunion. Selon la législation en vigueur, un enregistrement audiovisuel peut même constituer un compte rendu officiel de la réunion, sans qu'il soit nécessaire de rédiger un procès-verbal.

Il est essentiel que l'enregistrement soit clair et que le son soit intelligible. Un système de conférence permet d'atteindre cet objectif en s'assurant que seul le son des personnes qui parlent est capturé, sans les bruits gênants des personnes qui toussent, des conversations parallèles ou des papiers qui se froissent.

Des fonctions intégrées avancées, telles que les boutons de parole et de demande de parole, permettent d'éliminer les bruits de fond dans le son enregistré et dans les enregistrements. Si un membre du conseil ne parle pas, son microphone n'est pas activé. Il n'y a donc plus de toux, d'éternuements, de froissement de papier, de conversations en aparté, etc. qui apparaissent dans l'enregistrement du conseil municipal.

En outre, les postes des membres du conseil permettent même de visualiser des documents (par exemple, l'ordre du jour de la réunion) et d'organiser un vote électronique. L'intégration de la synthèse vocale facilite le processus de rédaction des procès-verbaux des réunions, enrichis de métadonnées automatisées telles que l'horodatage, le nom des intervenants, etc.

Radiodiffusion, webdiffusion et diffusion en continu

Dans le monde entier, on observe une volonté de transparence de la part des gouvernements et une communication ouverte avec les électeurs sur l'utilisation de l'argent public. Dans certains pays, un gouvernement transparent doit même être garanti pour que les réunions soient légales.

Alors que les procès-verbaux étaient déjà publiés et/ou mis à la disposition des citoyens en ligne, les conseils municipaux vont aujourd'hui plus loin. Des enregistrements audio et/ou vidéo des réunions du conseil sont mis à disposition ou, dans de nombreux cas, les réunions peuvent même être suivies en direct ou à la demande grâce à divers services de diffusion en continu et sur le Web.

La volonté de diffuser en continu les auditions publiques et les réunions du conseil municipal n'a fait que croître depuis l'apparition de la COVID-19. En raison des fermetures totales ou partielles et des règles de distanciation sociale, il était difficile pour les citoyens de suivre les réunions du conseil en personne. Cela explique en partie pourquoi de plus en plus de conseils municipaux ont commencé à proposer la diffusion en direct ou à la demande de leurs réunions sur le Web.

Les enregistrements audio et vidéo deviennent primordiaux

Pour ce faire et donner un aperçu des débats, il est essentiel de disposer d'un son intelligible et d'une vidéo de qualité. Dans de nombreux cas, cela signifie également qu'il faut fournir l'audio et la vidéo au service de diffusion en continu. Les systèmes de conférence disposent de tous les outils et interfaces nécessaires pour orienter automatiquement les caméras vers les membres du conseil qui prennent la parole. Les secrétaires municipaux n'ont ainsi plus qu'à se préoccuper des tâches qui leur incombent, à savoir la conduite et l'animation de la réunion.

Les plateformes de conférence professionnelles dotées de fonctions d'enregistrement multimédia intégrées sont devenues indispensables à la mise en place d'une salle de conseil moderne. Le son de la salle est capturé et complété par des informations sur le sujet de l'ordre du jour, l'orateur, le parti politique, etc. En même temps, des caméras bien placées cadrent automatiquement le conseiller qui parle, créant ainsi un flux vidéo facile à suivre, qui peut être utilisé pour la diffusion en direct dans la salle et à distance, la diffusion sur le Web ou l'enregistrement.

Suivi des caméras

Lors de réunions avec plusieurs participants, comme un conseil municipal, il est souvent difficile de savoir qui parle. En particulier pour les participants à distance ou les spectateurs du flux en direct. C'est pourquoi aucun système moderne de conférence ne peut se passer d'une solution de suivi des caméras compatible.

Un système de suivi des caméras utilise une installation avec plusieurs plans et angles (plans larges, plans par siège ou par orateur, etc.) pour permettre à chacun de se voir et de se comprendre en gros plan. Faciles à installer et à configurer, ces systèmes offrent également des options supplémentaires, comme la création de dialogues.

Avec une vidéo d'une grande clarté, un contrôle facile et automatique des caméras, le suivi permet une meilleure implication des participants et des spectateurs, ce qui donne une expérience de réunion pratiquement en face à face.

Modération des réunions et prise de décision

Pour diverses raisons (réunions à distance et hybrides conformes aux réglementations en matière de santé et de sécurité, meilleures pratiques de transparence gouvernementale et de liberté d'information, entre autres), la mise en place d'une salle du conseil municipal efficace n'est plus seulement une question de son. Alors que les systèmes existants datent de l'époque où l'audio était le seul facteur qui comptait, les solutions de conférence les plus récentes sont orientées vers le multimédia et conçues pour assurer l'avenir d'une salle du conseil municipal.

Modération et vote électroniques

Il va sans dire que l'objectif d'une réunion du conseil municipal est de prendre les bonnes décisions. Dans le cas des réunions du conseil municipal à distance ou hybrides, cela implique de surmonter les difficultés liées à la modération et au vote. Des défis qui peuvent heureusement être surmontés assez facilement grâce à l'utilisation de solutions de conférence qui ont été développées en tenant compte de ces défis spécifiques.

Les solutions de Televic Conference pour les réunions de conseil municipal avec modérateur comprennent des fonctionnalités intelligentes telles qu'une fonction de demande de parole, un nombre maximum de microphones simultanés actifs, des listes d'orateurs et des minuteries du temps de parole par individu ou par parti politique.

Le vote est facilité par l'affichage clair de l'ordre du jour et par un tableau de bord numérique qui permet au président de lancer un vote, de partager les résultats avec les participants et même d'afficher, d'enregistrer ou d'imprimer des rapports.

Facilité d'utilisation pour le personnel technique

Les solutions de conférence multimédia offrent également des avantages tangibles au personnel technique chargé de l'installation et de la gestion de la salle du conseil en tant qu'environnement de réunion. Contrairement aux anciennes installations, il n'y a plus de curseurs ou de boutons à manipuler sur un panneau de contrôle analogique. En termes de gestion des réunions, tout est très simple et clair dans une interface graphique conviviale.

Brève démonstration : qualité audio de l'enregistrement d'un conseil municipal

Avec les systèmes de conférence, comme dans beaucoup d'autres domaines, la qualité se révèle à l'usage. Nous souhaitons donc vous présenter cette brève démonstration de l'enregistrement d'une réunion du conseil municipal avec et sans système avancé de microphone de discussion. Dans cette démonstration, le système de microphone est associé à une fonction de sous-titrage de YouTube. Les deux peuvent être utilisés sans système de sonorisation externe ou facilement intégrés à tout système audio existant.

Fonctionnalités et intégrations durables

Comme mentionné ci-dessus, les postes de conférence avancés d'aujourd'hui offrent des fonctionnalités intégrées telles que l'enregistrement et le suivi des caméras pour encadrer la vidéoconférence et la diffusion en direct ou à la demande sur le Web.

Les postes des membres du conseil permettent même de visualiser des documents (par exemple l'ordre du jour de la réunion), d'enregistrer les participants et de mettre en place des solutions de vote électronique. L'intégration de la synthèse vocale facilite la rédaction des procès-verbaux des réunions.

Intégration avec des plateformes distantes

En ce qui concerne l'intégration avec des plateformes distantes, la diffusion audio et vidéo du système de réunion vers n'importe quelle plateforme devient un jeu d'enfant. Vous pouvez facilement intégrer des plateformes telles que Zoom ou Teams dans l'interface du système audio/vidéo, ou même oublier complètement ces plateformes et opter pour l'utilisation du logiciel de conférence dédié, conçu pour les municipalités, qui est fourni avec les solutions.

Évolutivité et facilité de mise à niveau

Vous l'aurez compris ! Les solutions de conférence avancées actuelles pour les salles du conseil municipal ne se limitent pas aux microphones et aux haut-parleurs. L'installation peut être aussi simple ou complexe que l'exige votre salle du conseil municipal.

Le point commun de ces solutions réside dans leur extrême flexibilité. Elles peuvent être personnalisées pour répondre à des besoins très spécifiques. De plus, elles peuvent toujours être facilement mises à jour et complétées par des fonctions et/ou des composants supplémentaires.

Si votre situation l'exige, l'installation audiovisuelle de votre salle du conseil municipal peut même être 100 % sans fil, facilement démontable et même transportable.

Pour plus d'informations, visitez televic-conference.com