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Quatre facteurs critiques de réussite pour des réunions formelles efficaces
Découvrez quatre facteurs critiques de réussite pour rationaliser vos réunions formelles et gagner en efficacité, améliorer la prise de décision et faciliter la gestion des réunions.
De meilleures réunions pour de meilleures décisions : quatre facteurs critiques de réussite pour des réunions formelles efficaces
Une réunion formelle, par opposition à une réunion non formelle, est un rassemblement planifié dont l'objectif est clair : prendre des décisions et, par conséquent, passer à l'action. Traditionnellement, une réunion formelle comprend un président et des participants qui abordent ensemble une liste de sujets à l'ordre du jour. Les réunions formelles sont généralement confidentielles. Mais elles peuvent également être ouvertes au public pour des raisons de transparence (par exemple, les réunions du conseil municipal).
Pour qu'une réunion formelle soit une réussite et que les décisions prises soient correctes, les mots-clés sont PRÉPARATION, ÉQUIPEMENT, GESTION et SUIVI. Il s'agit en fait des quatre facteurs critiques de réussite pour des réunions formelles efficaces telles que les conseils municipaux locaux. Le succès de la réunion du conseil municipal dépendra principalement de la qualité de sa préparation et de sa gestion. Mais n'oubliez pas que la fin et le suivi d'une réunion formelle sont tout aussi importants, voire plus, que son objectif initial. Dans les réunions, comme dans la plupart des situations de la vie, il est toujours possible de changer ou d'améliorer certains points.
AVANT LA RÉUNION
Facteur de réussite n° 1 : la préparation
Une réunion formelle doit être structurée et préparée à l'avance. Vérifiez que toutes les personnes concernées sont clairement informées de l'objectif, de la date, de l'heure, du lieu et de la durée de la réunion. Préparez un ordre du jour clair et définissez les points à voter.
Un nombre limité de personnes clés doit être impliqué dans la prise de décisions. Leur rôle doit être clair dès le départ : s'agit-il de décideurs, de conseillers, de partenaires ? Définissez clairement la manière dont les décisions seront prises : par vote, par décision unilatérale, par consensus ou par consultation. Désignez un président et/ou un responsable de la réunion pour animer la discussion et veiller à ce que le calendrier soit respecté.
Enfin, préparez de manière adéquate tous les supports et documents qui doivent être partagés ou présentés aux participants de la réunion.
Facteur de réussite n° 2 : l'équipement
Choisissez les outils adaptés à la réunion et à la configuration de la salle. Vérifiez toujours que l'équipement est prêt et testé avant le début de la réunion. Vous éviterez ainsi des pertes de temps, d'attention, d'efficacité et de productivité inutiles.
Un aménagement intelligent de la salle tient compte de tous les éléments. Le matériel comprend les postes de conférence, les caméras, les écrans, etc. Le logiciel peut par exemple être Microsoft Teams, Confero Meet, etc.
Si vous devez partager des présentations, vérifiez que l'équipement adéquat est présent, afin que tout le monde puisse suivre. Et si une diffusion en direct ou un enregistrement est prévu, installez et testez le matériel nécessaire à l'avance.
PENDANT LA RÉUNION
Facteur de réussite n° 3 : la gestion
Une gestion efficace permet de maintenir le dynamisme de la réunion et de faire en sorte que tous les participants restent concentrés. Les facteurs les plus importants pour cet aspect de la réunion sont une bonne qualité audio et vidéo et une gestion adéquate du temps.
En ce qui concerne la prise de décision et la transparence, vérifiez que tous les participants peuvent voter, qu'ils soient présents dans la salle ou qu'ils participent à distance. Veillez à ce que les résultats des votes soient clairement affichés. Définissez les mesures à prendre en fonction des résultats. Faites savoir à chaque participant ce que l'on attend de lui pour mettre en œuvre les décisions et fixez des objectifs clairs et réalisables.
APRÈS LA RÉUNION
Facteur de réussite n° 4 : le suivi
Les mots disparaissent, les écrits restent. Envoyez le compte rendu de la réunion à chaque participant, y compris un récapitulatif des décisions prises, un plan d'action et une vue d'ensemble du rôle de chacun. Assurez un suivi actif et régulier de l'avancement de la mise en œuvre des décisions.
Demandez aux participants de donner leur avis sur leur expérience de la réunion. La réunion a-t-elle été utile pour eux ? Ont-ils bien compris les actions à entreprendre après la réunion ? Ont-ils pu contribuer aux discussions ?
N'oubliez pas d'informer les personnes qui n'ont pas été impliquées dans le processus décisionnel, mais qui en subissent les conséquences.
