TELEVIC CONFERENCE
4 Erfolgsfaktoren für effiziente formelle Meetings
Entdecken Sie vier entscheidende Erfolgsfaktoren, um Ihre formellen Meetings zu rationalisieren und mehr Effizienz, bessere Entscheidungsfindung und reibungsloseres Meeting-Management zu erreichen.
Bessere formelle Meetings treffen bessere Entscheidungen – 4 kritische Erfolgsfaktoren für effiziente formelle Meetings
Ein formelles Treffen ist im Gegensatz zu einem informellen Treffen eine geplante Versammlung mit einem klaren Zweck: Es wird dazu führen, dass Entscheidungen getroffen und folglich Maßnahmen ergriffen werden. Traditionell umfasst ein formelles Meeting einen Vorsitzenden und Meeting-Teilnehmer, die gemeinsam eine Liste von Tagesordnungspunkten behandeln. Formale Meetings sind in der Regel vertraulich. Aus Transparenzgründen können sie aber auch öffentlich sein (z. B. Stadtratssitzungen).
Die Schlüsselwörter für erfolgreiche formelle Meetings und gut getroffene Entscheidungen sind VORBEREITUNG, AUSSTATTUNG, MANAGEMENT und NACHVERFOLGUNG. Dies sind in der Tat die vier kritischen Erfolgsfaktoren für effiziente formelle Meetings wie Stadtratssitzungen. Der erfolgreiche Ausgang der Ratssitzung hängt hauptsächlich davon ab, wie gut sie vorbereitet und durchgeführt wurde. Vergessen Sie aber nicht, dass das Ende und die Nachbereitung eines formellen Meetings genauso wichtig oder sogar wichtiger sind als dessen ursprünglicher Zweck. Und denken Sie stets daran, dass es in Meetings – wie in den meisten Dingen im Leben – immer Raum für Veränderungen oder Verbesserungen gibt.
VOR DEM MEETING
Erfolgsfaktor 1: Vorbereitung
Ein formelles Treffen muss im Voraus strukturiert und vorbereitet werden. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten klar über Zweck, Datum, Uhrzeit, Ort und Dauer des Treffens informiert sind. Bereiten Sie eine klare Tagesordnung vor und definieren Sie die Abstimmungspunkte.
Wenn Entscheidungen getroffen werden müssen, sollte nur eine begrenzte Anzahl von Schlüsselpersonen beteiligt werden. Ihre Rollen sollten von vornherein klar sein: Sind sie Entscheidungsträger, Berater, Partner? Definieren Sie klar, wie Entscheidungen getroffen werden: durch Abstimmung, durch einseitige Entscheidung, durch Konsens oder durch Konsultation. Ernennen Sie einen Vorsitzenden und/oder Sitzungsleiter, um die Diskussion zu moderieren und sicherzustellen, dass der Zeitplan eingehalten wird.
Abschließend: Bereiten Sie alle unterstützenden Materialien und Dokumente entsprechend vor, die an die Teilnehmern ausgeteilt oder ihnen gezeigt werden müssen.
Erfolgsfaktor 2: Ausstattung
Wählen Sie die richtigen Tools für das jeweilige Meeting und den jeweiligen Besprechungsraum aus. Stellen Sie immer sicher, dass die Ausrüstung vor Beginn des Meetings bereit und getestet ist. Sie vermeiden unnötige Zeitverschwendung sowie den Verlust von Aufmerksamkeit, Effizienz und Produktivität.
Eine intelligente Raumaufteilung berücksichtigt alle Komponenten. Benötigte Hardware sind Konferenzeinheiten, Kameras, Monitore usw. Die Software kann beispielsweise Microsoft Teams, Confero Meet usw. sein.
Wenn Sie Präsentationen teilen müssen, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Ausrüstung vorhanden ist, damit jeder folgen kann. Und wenn Live-Streaming oder Aufzeichnung vorgesehen ist, installieren und testen Sie die entsprechende Ausrüstung vorher.
WÄHREND DES MEETINGS
Erfolgsfaktor 3: Management
Gutes Meeting-Management sorgt dafür, dass das Meeting-Erlebnis dynamisch bleibt und alle Teilnehmer konzentriert und auf Kurs bleiben. Die entscheidenden Faktoren für diesen Aspekt des Meetings sind eine gute Audio- und Videoqualität und ein angemessenes Zeitmanagement.
Stellen Sie in Bezug auf Entscheidungsfindung und Transparenz sicher, dass alle Teilnehmer abstimmen können, egal ob sie im Raum sind oder aus der Ferne teilnehmen. Achten Sie darauf, dass Abstimmungsergebnisse übersichtlich dargestellt werden können. Und definieren Sie, welche Maßnahmen basierend auf den Ergebnissen ergriffen werden müssen. Lassen Sie jeden Teilnehmer wissen, was von ihm erwartet wird, um die Entscheidungen umzusetzen, und legen Sie sie klar und erreichbar fest.
NACH DEM MEETING
Erfolgsfaktor 4: Nachverfolgung
Worte verschwinden, Schrift bleibt. Senden Sie Sitzungsprotokolle an jeden Teilnehmer, einschließlich einer Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen, eines Aktionsplans und einer Übersicht über die Rolle aller. Aktive und regelmäßige Nachverfolgung des Umsetzungsfortschritts der Entscheidungen.
Bitten Sie die Teilnehmer, Feedback zu ihrer Meeting-Erfahrung zu geben. War das Treffen wertvoll für sie? Haben sie klar verstanden, welche Maßnahmen nach dem Meeting zu ergreifen sind? Konnten sie zu den Diskussionen beitragen?
Vergessen Sie nicht, Personen zu informieren, die nicht am Entscheidungsprozess beteiligt waren, aber davon betroffen sind.
