Les défis audiovisuels les plus courants dans les salles de conseil municipal.

Les conseils municipaux sont synonymes de débats efficaces et de bonnes prises de décision. Aujourd'hui plus que jamais, une installation audiovisuelle de qualité dans la salle du conseil municipal est essentielle pour faciliter ces deux aspects. Alors, comment s'assurer que chaque membre du conseil municipal peut entendre et être entendu correctement ? Sur la base d'une enquête que nous avons menée auprès des conseils municipaux au cours des deux dernières années, nous mettons en évidence les défis audiovisuels les plus courants dans les salles de conseil municipal. Et bien sûr, nous présentons nos idées sur la manière de relever ces défis de manière adéquate.

Contenu de cet article

1. Une étude montre que 75 % des membres des conseils municipaux ne s'entendent pas entre eux
2. Distribution audio : haut-parleurs au plafond ou haut-parleurs personnels intégrés
3. Enregistrement des réunions pour faciliter la rédaction des procès-verbaux
4. Diffusion, webcasting et streaming
5. Modération de réunion et prise de décision
6. Brève démonstration : qualité audio de l'enregistrement d'un conseil municipal
7. Fonctionnalités et intégrations à l'épreuve du temps
8. Évolutivité et facilité de mise à niveau

La recherche montre que 75 % des membres des conseils municipaux ne s'entendent pas entre eux.

Au cours des recherches que nous avons menées auprès des conseils municipaux au cours des deux dernières années, le principal problème soulevé était la mauvaise qualité du son. Plus précisément, la plupart des personnes interrogées ont indiqué qu'entendre les autres membres du conseil de l'autre côté de la table et être entendu par le public était le problème numéro un lors des réunions du conseil municipal.

Le problème est clair : lorsque trois membres du conseil municipal sur quatre indiquent ne pas pouvoir s'entendre clairement, il est temps d'approfondir les causes de ces problèmes.

Nous avons constaté que, dans la plupart des cas, le type de solution audio mise en place et la façon dont l'infrastructure est configurée dans la salle du conseil municipal sont en cause. Dans les pages suivantes, nous examinerons certains des principaux aspects qui ont un impact sur la qualité audio dans les salles de conseil municipal.

Distribution audio : haut-parleurs au plafond ou haut-parleurs personnels intégrés

La discussion des points à l'ordre du jour est l'activité la plus importante lors des réunions du conseil municipal. C'est pourquoi la tâche la plus importante d'un système audio est de s'assurer que tout le monde entend et peut être entendu. Dans de nombreuses salles du conseil, le système audio se compose de plusieurs microphones, idéalement un pour chaque membre du conseil afin de capter sa voix. Afin d'amplifier la conversation, des haut-parleurs sont souvent installés au plafond de la salle du conseil.

Contraintes architecturales

L'architecture de la salle et la structure du plafond sont très souvent des facteurs décisifs pour le positionnement des haut-parleurs. Dans de nombreux cas, cette position n'est pas idéale pour créer un son clair et intelligible pour les membres du conseil. Souvent, des choix sont faits pour s'assurer que le public puisse entendre ce qui est discuté. Cela explique pourquoi de nombreux membres du conseil et du personnel des conseils municipaux interrogés ont déclaré : "Je ne peux pas entendre mes collègues : "Je n'entends pas les autres membres du conseil" ou "Pouvez-vous répéter votre question ?

Distorsion et larsen

En réaction naturelle, le niveau audio est augmenté, ce qui entraîne des artefacts audibles tels que la distorsion du son ou l'effet Larsen lorsque les haut-parleurs sont dirigés vers les microphones. Ces deux effets sont désastreux pour l'intelligibilité et créent un environnement d'écoute très désagréable. Une autre réaction courante des personnes qui ne se sentent pas entendues est d'élever la voix. Ce faisant, la conversation peut paraître bruyante, voire agressive.

L'alternative : un système de conférence avec des haut-parleurs personnels intégrés

Les solutions de conférence modernes ont une approche différente lorsqu'il s'agit d'élever la voix de la personne qui parle. L'amplification du son sur les systèmes de conférence se fait dans les stations microphoniques elles-mêmes, qui contiennent un haut-parleur local. On peut comparer cela au fait de donner à un musicien un mixage personnel de son groupe. Appliqué aux réunions du conseil municipal, ce système fournit presque une alimentation directe aux oreilles des membres du conseil, ce qui permet d'obtenir un son clair et intelligible.

La distance entre le haut-parleur intégré et les membres du conseil étant limitée, les niveaux audio n'ont pas besoin d'être aussi élevés. L'amplification n'est là que pour favoriser l'intelligibilité, et non pour projeter le son à toutes les personnes présentes dans la pièce. Cela permet de créer un environnement d'écoute agréable où tous les participants peuvent faire passer leur message dans le calme. Le résultat final : une discussion plus engageante et une efficacité accrue de la réunion.

Enregistrement de la réunion pour faciliter la rédaction du procès-verbal.

Comme les conseils municipaux et autres réunions similaires doivent rendre compte des décisions prises, un enregistrement de la réunion est souvent utilisé pour rédiger le procès-verbal de la réunion. Selon la législation en vigueur, un enregistrement audiovisuel peut même constituer un compte rendu officiel de la réunion, sans qu'il soit nécessaire de rédiger un procès-verbal.

Il est essentiel que l'enregistrement soit propre et que le son soit intelligible. Un système de conférence permet d'atteindre cet objectif en s'assurant que seul le son des personnes qui parlent est capturé, sans les bruits gênants des personnes qui toussent, des conversations parallèles ou des papiers qui se mélangent.

Des fonctions intégrées avancées, telles que le "push-to-talk" et le "request-to-speak" (toutes disponibles par simple pression d'un bouton), permettent d'éliminer les bruits de fond dans l'audio enregistré et dans les enregistrements. Si un membre du conseil ne parle pas, son microphone n'est pas activé. Il n'y a donc plus de toux, d'éternuements, de remaniements de papier, de conversations en aparté... qui apparaissent dans l'enregistrement du conseil municipal.

En outre, les postes des membres du conseil permettent même de visualiser des documents (par exemple, l'ordre du jour de la réunion) et des solutions de vote électronique. L'intégration de la synthèse vocale facilite le processus de rédaction des procès-verbaux des réunions, enrichis de métadonnées automatisées telles que l'horodatage, le nom des intervenants, etc.

Radiodiffusion, webdiffusion et diffusion en continu

Dans le monde entier, on observe une volonté de transparence de la part des gouvernements et une communication ouverte avec les électeurs sur ce qu'il advient de l'argent de leurs impôts. Dans certains pays, un gouvernement ouvert doit même être garanti pour que les réunions soient légales.

Alors que les procès-verbaux des conseils municipaux étaient déjà publiés et/ou mis à la disposition des citoyens en ligne, les conseils municipaux vont aujourd'hui plus loin. Des enregistrements audio et/ou vidéo des réunions du conseil sont mis à disposition ou, dans de nombreux cas, les réunions peuvent même être suivies en direct ou à la demande grâce à divers services de diffusion en continu et sur le web.

La volonté de diffuser en continu les auditions publiques et les réunions du conseil municipal n'a fait que croître depuis l'apparition du COVID-19. En raison des fermetures totales ou partielles et des règles de distanciation sociale, il était difficile pour les citoyens de suivre les réunions du conseil en personne. C'est une autre raison pour laquelle de plus en plus de conseils municipaux ont commencé à proposer la diffusion en direct ou à la demande de leurs réunions sur le web.

Les enregistrements audio et vidéo deviennent primordiaux

Pour ce faire et donner un aperçu des débats, il est essentiel de disposer d'un son intelligible et d'une vidéo de qualité. Dans de nombreux cas, cela signifie également qu'il faut fournir l'audio et la vidéo au service de diffusion en continu. Les systèmes de conférence disposent de tous les outils et interfaces nécessaires pour orienter automatiquement les caméras vers les membres du conseil qui prennent la parole. Les secrétaires municipaux n'ont ainsi plus à se préoccuper des tâches qui leur incombent, à savoir la conduite et l'animation de la réunion.

Les plates-formes de conférence professionnelles dotées de fonctions d'enregistrement multimédia intégrées sont devenues indispensables à la mise en place d'une salle de conseil moderne. L'audio de la salle du conseil est

L'audio de la salle du conseil est capturé et enrichi d'informations sur le sujet de l'ordre du jour, l'orateur, le parti politique, etc. En même temps, des caméras bien placées cadrent automatiquement le conseiller qui parle à un moment donné, créant ainsi un flux vidéo facile à suivre de la réunion, qui peut être utilisé pour la diffusion en direct dans la salle et à distance, la diffusion sur le web ou l'enregistrement.

Suivi de la caméra

Lors de réunions avec plusieurs participants, comme un conseil municipal, il est souvent difficile de savoir qui parle. En particulier pour les participants à distance ou les spectateurs de flux en direct. C'est pourquoi aucun système moderne de conférence en salle de conseil ne peut se passer d'une solution de suivi de caméra compatible.

Un système de suivi par caméra utilise une installation avec plusieurs plans et angles (plans larges, plans par siège ou par orateur, ...) pour permettre à chacun de se voir et de se comprendre en gros plan. Faciles à installer et à configurer, ces systèmes offrent également des options supplémentaires, comme la création de têtes parlantes.

Avec une vidéo d'une grande clarté, un contrôle facile et automatique de la caméra, le suivi de caméra permet une meilleure implication des participants aux réunions et des spectateurs, ce qui donne une expérience de réunion presque en face à face.

Modération de réunion et prise de décision

Pour diverses raisons (réunions à distance et hybrides pour se conformer aux réglementations en matière de santé et de sécurité, meilleures pratiques en matière de transparence gouvernementale et de liberté d'information, pour n'en citer que quelques-unes), la mise en place d'une salle de conseil municipal efficace n'est plus seulement une question d'audio. Alors que les systèmes existants datent de l'époque où seul le son comptait, les solutions de conférence les plus récentes sont orientées vers le multimédia et sont conçues pour assurer l'avenir de la salle du conseil municipal.

Modération et vote électroniques

Il va sans dire que l'objectif d'une réunion du conseil municipal est de prendre les bonnes décisions. Dans le cas des réunions du conseil municipal à distance ou hybrides, cela implique de surmonter les difficultés liées à la modération et au vote. Des défis qui peuvent heureusement être surmontés assez facilement grâce à l'utilisation de solutions de conférence qui ont été développées en tenant compte de ces défis spécifiques.

Les solutions de Televic Conference pour les réunions de conseil municipal avec modérateur comprennent des fonctions intelligentes telles qu'une fonction de demande de parole, un nombre maximum de microphones simultanés actifs, des listes d'orateurs et des minuteries de discours par individu ou par parti politique.

Le vote est facilité par l'affichage clair de l'ordre du jour et par un tableau de bord numérique qui permet au président de lancer un vote, de partager les résultats avec les participants et même d'afficher, d'enregistrer ou d'imprimer des rapports.

Facilité d'utilisation pour le personnel technique

Les solutions de conférence multimédia offrent également des avantages tangibles au personnel technique chargé de l'installation et de la gestion de la salle du conseil en tant qu'environnement de réunion.

de réunion. Contrairement aux anciennes installations, il n'y a plus de curseurs ou de boutons à manipuler sur un panneau de contrôle analogique. En termes de gestion des réunions, tout est très simple et propre dans une interface graphique conviviale.

Brève démonstration : qualité audio de l'enregistrement d'un conseil municipal

Avec les systèmes de conférence - comme avec la plupart des autres choses - la preuve du pudding, c'est ce qu'on mange. C'est pourquoi nous ne voulons pas vous cacher cette brève démonstration de l'enregistrement d'une réunion du conseil municipal avec et sans un système avancé de microphones de discussion. Dans cette démonstration, le système de microphone est associé à une fonction de sous-titrage de YouTube. Les deux peuvent être utilisés sans système de sonorisation externe ou être facilement intégrés à un système audio existant.

Fonctionnalités et intégrations à l'épreuve du temps

Comme mentionné ci-dessus, les unités de conférence avancées d'aujourd'hui offrent des fonctionnalités intégrées telles que l'enregistrement et le suivi des caméras pour soutenir la vidéoconférence et la diffusion en direct ou à la demande sur le web.

Les postes des membres du conseil permettent même de visualiser des documents (par exemple l'ordre du jour de la réunion), d'enregistrer les participants et de mettre en place des solutions de vote électronique. L'intégration de la synthèse vocale facilite la rédaction des procès-verbaux des réunions.

Intégration avec des plates-formes distantes

En ce qui concerne l'intégration avec des plates-formes distantes, la diffusion audio et vidéo du système de réunion vers n'importe quelle plate-forme devient un jeu d'enfant. Vous pouvez facilement intégrer des plateformes telles que Zoom ou Teams dans l'interface du système audio/vidéo, ou même oublier complètement ces plateformes et opter pour l'utilisation du logiciel de conférence dédié, conçu pour les municipalités, qui est fourni avec les solutions.

Évolutivité et facilité de mise à niveau

Vous aurez compris que les solutions de conférence avancées d'aujourd'hui pour les salles de conseil municipal ne se limitent pas aux microphones et aux haut-parleurs. L'installation peut être aussi simple ou complexe que l'exige votre salle de conseil municipal.

Ce que ces solutions ont en commun, c'est qu'elles sont toutes très flexibles. Elles peuvent être personnalisées pour répondre à des besoins très spécifiques. De plus, elles peuvent toujours être facilement mises à l'échelle ou réduites, et complétées par des fonctions et/ou des composants supplémentaires.

Si votre situation l'exige, l'installation audiovisuelle de votre salle du conseil municipal peut même être 100 % sans fil, facilement démontable et même transportable.

Pour plus d'informations, veuillez visiter televic-conference.com