Los retos audiovisuales más comunes en las salas de los ayuntamientos.

Los ayuntamientos funcionan sobre la base de un debate eficaz y una buena toma de decisiones y, hoy más que nunca, una instalación audiovisual de calidad es esencial para facilitar ambas cosas. ¿Cómo es posible asegurarse de que todos los concejales pueden oír y ser oídos? Según una encuesta que hemos realizado en ayuntamientos durante los dos últimos años, destacamos cuáles son los retos audiovisuales más comunes en las salas de los ayuntamientos y presentamos, por supuesto, nuestras ideas para afrontarlos de la forma adecuada.

Contenido de este artículo

1. La investigación lo demuestra: el 75 % de los concejales dice no poder oírse entre sí
2. Distribución de audio: altavoces de techo frente a altavoces individuales integrados
3. Grabación de reuniones para facilitar la redacción de actas
4. Radiodifusión, transmisión en directo y a través de Internet
5. Moderación de reuniones y toma de decisiones
6. Demostración: calidad de audio de la grabación en un ayuntamiento
7. Funciones e integraciones preparadas para el futuro
8. Escalabilidad y facilidad de actualización

La investigación lo demuestra: el 75 % de los concejales dice no poder oírse entre sí.

En la investigación que realizamos en los ayuntamientos durante los dos últimos años, el principal reto planteado fue el de un sonido malo. De hecho, la mayoría de los encuestados indicaron que oír a otros concejales al otro lado de la mesa y ser oído por el público es el mayor problema durante las reuniones de las plenarias.

Así que hay una cosa clara: si 3 de cada 4 concejales afirman no poder oírse con claridad, es el momento de profundizar en las causas del problema.

Hemos descubierto que, en la mayoría de los casos, tiene que ver con el tipo de solución de audio instalada y la infraestructura de la sala. En las siguientes páginas, analizamos algunos de los detalles principales que influyen en la calidad del sonido de las salas de los ayuntamientos.

Distribución de audio: altavoces de techo frente a altavoces individuales integrados

El debate de los puntos del orden del día es la actividad más importante durante las reuniones de plenaria. Por eso, un sistema de audio tiene que garantizar que todo el mundo pueda oírse bien. En muchos ayuntamientos, el sistema de audio consta de varios micrófonos que captan la voz, idealmente uno por cada concejal. Para amplificar la conversación, a menudo se instalan altavoces en el techo de la sala.

Limitaciones arquitectónicas

La arquitectura de la sala y la estructura del techo suelen ser factores decisivos para la colocación de los altavoces. En muchos casos no están en la posición ideal para crear un sonido claro e inteligible para los miembros de la plenaria. A menudo, hay que hacer incisos para garantizar que el público oye lo que se está debatiendo. Esto explica por qué muchos concejales y personal de los ayuntamientos entrevistados declararon: «No oigo a mis compañeros» o «¿Puede repetir su pregunta?».

Distorsión y retroalimentación

Como reacción natural, se eleva el volumen del audio, lo que produce defectos de sonido, como distorsión o retroalimentación, porque los micrófonos captan el audio de los altavoces. Ambos efectos son desastrosos para la inteligibilidad y crean un entorno de escucha muy desagradable. Otra reacción habitual de la gente cuando siente que no se le oye es levantar la voz. Al hacerlo, la conversación puede parecer estridente e incluso agresiva.

La alternativa: un sistema de conferencias con altavoces individuales integrados

Las soluciones de conferencia modernas tienen un enfoque diferente cuando se trata de elevar la voz de la persona que habla. En los sistemas de conferencia, el sonido se amplifica en los propios módulos de micrófono, que cuentan con un altavoz incorporado. Es como si un músico contara con una mesa de mezclas con la que ajustar el sonido de cada instrumento de la banda. Si se aplica este concepto a las reuniones de la plenaria, se trata de que cada concejal reciba una transmisión directa, con un audio claro e inteligible.

Además, como hay poca distancia entre el altavoz incorporado y la persona que recibe el audio, el volumen no tiene por qué ser tan alto. El sonido se amplifica únicamente para mejorar la inteligibilidad y no para proyectar el sonido en la sala. Esto contribuye a crear un entorno de escucha agradable en el que todos los participantes pueden transmitir su mensaje con tranquilidad. El resultado final: un debate más interesante y una mayor eficacia de la reunión en general.

Grabación de reuniones para facilitar la redacción de actas.

Las plenarias y otras reuniones similares necesitan informar de las decisiones tomadas, así que suele utilizarse una grabación de la reunión para redactar el acta. En función de la legislación, una grabación audiovisual puede constituir un acta oficial en sí misma, sin que sea necesario redactar una.

Una grabación limpia con audio inteligible es, por tanto, imprescindible. El sistema de conferencias lo consigue al captar únicamente el audio de los oradores, sin molestos sonidos de toses, conversaciones paralelas o papeles.

Las funciones avanzadas integradas, como «pulsar para hablar» y «petición de la palabra» (todas disponibles mediante un botón), ayudan a eliminar los ruidos de fondo del audio y de las grabaciones. Si un concejal no habla, su micrófono no se enciende. De esta manera, no habrá sonidos de toses, estornudos, papeles, ni conversaciones paralelas en las grabaciones del ayuntamiento.

Las estaciones de los concejales permiten incluso visualizar documentos (por ejemplo, el orden del día de la reunión) e integran soluciones de votación electrónica. La función de «voz a texto» integrada facilita el proceso de redacción de actas de reuniones, enriquecidas con metadatos automatizados, como marcas de tiempo, nombres de oradores, etc.

Radiodifusión, transmisión en directo y a través de Internet

En todo el mundo se aboga por la transparencia gubernamental y por establecer una comunicación abierta con los electores sobre lo que ocurre con el dinero de sus impuestos. En algunos países, es necesario garantizar esta apertura para que las reuniones del gobierno sean legales.

Las actas de las plenarias se publican y se cuelgan en Internet para ponerlas a disposición de los ciudadanos, pero los ayuntamientos quieren insistir aún más en esa transparencia. Ahora, las reuniones se graban en audio o vídeo y, en muchos casos, pueden seguirse en directo o a la carta a través de diversos servicios de streaming y retransmisión por Internet.

Desde el inicio de la pandemia, el interés por transmitir las audiencias públicas y las plenarias no ha hecho más que aumentar. Los cierres totales o parciales y las normas de distanciamiento social hicieron más difícil a los ciudadanos seguir las reuniones en persona. Esta es otra de las razones por las que cada vez más ayuntamientos han empezado a transmitir sus reuniones en directo o solicitud por Internet.

Las grabaciones de audio y vídeo se han convertido en una prioridad

Para hacerlo y mostrar los procedimientos, es fundamental contar con un audio inteligible y un vídeo de calidad. En muchos casos, también significa proporcionar audio y vídeo a un servicio de streaming. Los sistemas de conferencias disponen de todas las herramientas e interfaces necesarias para orientar automáticamente las cámaras hacia los concejales que toman la palabra. De esta manera, los secretarios pueden centrarse en las tareas que tienen entre manos, como dirigir y moderar la reunión.

Las plataformas de conferencia profesionales con funciones de grabación multimedia incorporadas se han convertido en un elemento indispensable en las instalaciones actuales de las salas de plenarias. Se captura el audio de la sala y se enriquece con información sobre el punto del orden del día, el orador y el partido político, entre otros. Al mismo tiempo, unas cámaras bien situadas encuadran automáticamente orador en cada momento, creando así una secuencia de vídeo fácil de seguir, que puede utilizarse para grabaciones, transmisiones en directo en la sala o a distancia, y a través de Internet.

Seguimiento por cámara

En reuniones con múltiples participantes, como las plenarias municipales, suele ser difícil saber quién está hablando, sobre todo, para quienes participan en remoto o quienes ven las transmisiones en directo. Por este motivo, es fundamental que el sistema de conferencias de estas salas cuente con una solución compatible de seguimiento por cámara.

Este sistema consiste en una instalación que brinda múltiples planos y ángulos (planos generales, planos por asiento u orador, etc.) para que todos los asistentes puedan verse y entenderse en primer plano. Además, son fáciles de instalar y configurar, y ofrecen opciones adicionales, como la visualización de distintos oradores.

Gracias a la gran nitidez del vídeo y a un control de la cámara sencillo y automático, el seguimiento de la cámara permite una mayor implicación de los participantes y de los espectadores, lo que se hace que la sensación sea la de una reunión cara a cara.

Moderación de reuniones y toma de decisiones

Por diversas razones (reuniones remotas e híbridas que cumplan con la normativa de salud y seguridad, las buenas prácticas en materia de transparencia gubernamental y la libertad de información, por ejemplo), la creación de una sala de plenarias eficiente no es solo cuestión de audio. Y, aunque los sistemas heredados se remontan a la época en la que el audio era lo único que importaba, los sistemas más modernos son soluciones de conferencia multimedia y se han diseñado para que la sala de plenos esté de verdad preparada para el futuro.

Moderación y votación electrónicas

Es obvio que una reunión del pleno tiene como objetivo tomar las decisiones correctas. En el caso de las reuniones a distancia o híbridas, esto implica superar retos a la hora de moderar y votar. Por suerte, son obstáculos que pueden superarse fácilmente con el uso de soluciones de conferencia que se han desarrollado considerando estos retos.

Las soluciones de Televic Conference para reuniones moderadas en el ayuntamiento incorporan funciones inteligentes (como la de petición de la palabra), un número máximo de micrófonos activos a la vez, listas de oradores y temporizadores de intervención por persona o partido político.

Las votaciones son más sencillas gracias a la clara visualización del orden del día y a un panel de votación digital que permite al presidente iniciar la votación, compartir los resultados con los participantes e incluso ver, guardar o imprimir informes.

Facilidad de uso para el personal técnico

Las soluciones de conferencia multimedia también ofrecen ventajas tangibles para el personal técnico responsable de la preparación y el control de la sala como entorno de reunión. A diferencia de lo que ocurre con las instalaciones heredadas, ya no hace falta manipular mandos y controles en un panel analógico. En cuanto a la gestión de las reuniones, todo es muy fácil y claro en una interfaz gráfica de usuario intuitiva.

Demostración: calidad de audio de la grabación en un ayuntamiento

Con los sistemas de conferencias, como con todo, hay que hacer la prueba del algodón. Como muestra, te dejamos ver unos minutos de la grabación de una reunión del pleno con y sin un sistema avanzado de micrófonos de debate. En esta demostración, el sistema de micrófonos se combina con una función de subtítulos de YouTube. Ambos pueden utilizarse sin sistemas de sonido externos o integrarse fácilmente con cualquier sistema de audio existente.

Funciones e integraciones preparadas para el futuro

Como ya se ha mencionado, los módulos de conferencia avanzados de hoy en día ofrecen funciones integradas, como grabación y seguimiento de cámaras para favorecer las videoconferencias y la transmisión en directo o a solicitud, además de la difusión por Internet.

Las estaciones de los concejales permiten incluso visualizar documentos (por ejemplo, el orden del día de la reunión) e integran soluciones de votación electrónica y registro de los participantes. Además, la función de texto a voz facilita el proceso de redacción de actas de las reuniones.

Integración con plataformas remotas

En cuanto a la integración con plataformas remotas, transmitir audio y vídeo desde el sistema de reuniones a cualquier plataforma nunca ha sido tan fácil como ahora. Puedes integrar con facilidad plataformas como Zoom o Teams en la interfaz del sistema de audio y vídeo, o incluso olvidarte de ellas y optar por utilizar el software de conferencias específico para ayuntamientos que viene con estas soluciones.

Escalabilidad y facilidad de actualización

A estas alturas, habrás comprendido que las soluciones actuales de conferencia avanzadas para ayuntamientos son mucho más que micrófonos y altavoces. La instalación puede ser tan básica o compleja como requiera la sala en concreto.

Lo que tienen en común estas soluciones es que son adaptables; pueden personalizarse para satisfacer requisitos específicos, y siempre pueden ampliarse o reducirse con facilidad, y actualizarse con funciones y componentes adicionales.

Si tu situación lo requiere, la instalación audiovisual de la sala de tu ayuntamiento puede ser completamente inalámbrica, fácilmente desmontable e incluso portátil.

Si necesitas más información, visita televic-conference.com