Equilibrio entre adaptabilidad, escalabilidad y seguridad para espacios gubernamentales

5 puntos clave de nuestro seminario web con Inavate APAC del 25 de noviembre

El 25 de noviembre, Televic organizó un seminario web junto a Inavate APAC, página web y revista de información para prescriptores, instaladores y usuarios de tecnologías audiovisuales y afines en entornos profesionales. El tema en cuestión: equilibrar la adaptabilidad, la escalabilidad y la seguridad en los espacios gubernamentales.

Para la ocasión, el director de producto de Televic Conference, Didier Rosez, organizó un panel de ponentes expertos con Thaweesak Thamsirisup, director general del principal integrador de sistemas audiovisuales de Tailandia, Vichai Trading, y Gavin Bunn, director de cuentas de Pro AV Solutions en Australia. El seminario web fue moderado y transmitido por Inavate desde su sede, en Singapur.

Y estas fueron las 5 conclusiones más importantes sobre las principales tendencias y cambios que se están produciendo en los espacios de reunión y conferencias de las administraciones públicas.

1. La pandemia ha cambiado en poco tiempo los requisitos de los espacios de reunión gubernamentales

Desde su experiencia práctica en el mercado, los ponentes coinciden en que el año pasado se produjo un cambio en lo que los gobiernos (desde los parlamentos nacionales hasta las plenarias regionales y municipales) quieren y necesitan en cuanto a su infraestructura de espacios de reunión.

Un primer motor del cambio fue la necesidad de facilitar la distancia social entre quienes participaban desde la propia sala. El hecho de que las personas se sentaran más lejos unas de otras y de que estuvieran separadas por paredes de plexiglás influyó en la idoneidad del debate, lo que aumentó la necesidad de soluciones de audio individuales y de alta calidad para cada participante. Además, el traslado de las reuniones a lugares más grandes aumentó la demanda de soluciones de conferencia adaptables, portátiles e inalámbricas.

La segunda etapa en la evolución estuvo marcada por la necesidad de sustituir las reuniones en persona por videollamadas en línea. Aunque plataformas conocidas como Teams y Zoom ofrecían la posibilidad de que la gente hablara a distancia, no incorporaban soluciones para las votaciones o la gestión de la agenda, entre otras cuestiones.

Un tercer cambio se produjo cuando la pandemia remitió y se volvió a las reuniones presenciales, pero con algunos asistentes en remoto, debido a circunstancias como las cuarentenas, y sin público. Esto creó la necesidad de establecer las llamadas «experiencias de reunión híbrida», en las que algunos asistentes están en la sala y otros participan digitalmente. Además, la legislación en materia de transparencia y libertad de información ha llevado a gobiernos y ayuntamientos interesarse por la integración de servicios profesionales de transcripción, grabación y streaming en sus sistemas de conferencias.

En conjunto, todo lo anterior ha aumentado la conciencia entre gobiernos y ayuntamientos sobre el valor añadido que ofrecen los proveedores de integración de sistemas, frente a la «antigua» forma de trabajar, con distintos proveedores y servicios para los diferentes elementos de la sala de reuniones.

2. Algunos cambios han llegado para quedarse

Aunque hay que reconocer el mérito de las administraciones públicas al adaptarse tan rápido a estas nuevas circunstancias, ahora surge la pregunta de qué ocurrirá cuando la pandemia disminuya o termine. Los ponentes coinciden en que algunos cambios adoptados seguirán vigentes incluso cuando, y esperemos que sea pronto, la pandemia se convierta en un recuerdo del pasado.

El acceso a distancia a una reunión ya no se denegará porque sí, sino que se aceptará y facilitará por diversos motivos: embarazo, maternidad, permiso, etc. También se utilizará para invitar a expertos o ponentes externos a la reunión sin necesidad de que estas personas se desplacen físicamente al espacio gubernamental.

Además, ahora que ha ocurrido lo inesperado (nadie vio venir esta pandemia), los gobiernos quieren estar preparados para situaciones similares en el futuro. Ahora, los nuevos proyectos para espacios municipales están equipados con sistemas híbridos de conferencia desde el principio, o se construyen para albergar a menos personas en salas más grandes, que incorporan las soluciones de audio adecuadas.

3. La voluntad de adaptación está ahí

Aunque a menudo se considera que los gobiernos y las instituciones públicas son reacios al cambio, el panorama que vemos hoy es totalmente distinto. Quizá esto sea algo que debamos agradecer a la pandemia. Los responsables gubernamentales de todo el mundo se han mentalizado para aceptar los cambios necesarios para hacer frente a la nueva realidad. Es posible que esta voluntad de adaptación disminuya después de la pandemia, pero la semilla se ha plantado y, sin duda, seguirá creciendo.

4. La seguridad es una preocupación, pero no una excusa

El cambio a sistemas en línea e híbridos, y la incorporación de servicios públicos de streaming, ha tenido también un serio impacto en los servicios informáticos internos de los gobiernos. En este sentido, las avanzadas soluciones de conferencia actuales han conseguido reducir la carga de trabajo que supone gestionar reuniones híbridas. Los intuitivos módulos de gestión de reuniones permiten controlar a participantes físicos y remotos desde una única interfaz basada en la web.

Sin embargo, la seguridad sigue siendo un gran obstáculo mental para muchos especialistas en tecnología de la información. Sobre todo, cuando se trata de abrir la red de la institución para el streaming o para el soporte remoto por parte del proveedor del sistema. Por tanto, será el sector de las conferencias el que tendrá que demostrar que sus sistemas cumplen las normas más estrictas de seguridad y cifrado para empresas. Entretanto, la creación de una segunda red independiente dedicada al streaming es una práctica solución intermedia.

5. La calidad del resultado es un importante factor de motivación

Cuando se trata de convencer a las administraciones públicas y los ayuntamientos para que inviertan en sistemas de conferencias preparados para el futuro, se observa un efecto acumulativo. Es decir, los éxitos surten efecto. Cuando un ayuntamiento implanta con éxito un nuevo sistema, los ayuntamientos vecinos se fijan en él y se inclinan por imitar la solución.

No obstante, queremos señalar que la personalización triunfa siempre sobre estandarización. Cada organización, cada ayuntamiento y cada espacio es diferente y puede requerir un planteamiento distinto. Una referencia que se suele utilizar para evaluar el valor de la inversión es la calidad tangible del resultado; por ejemplo, una señal muy estable tendrá una excelente calidad de audio y vídeo.

¿Quieres saber más sobre este tema? Aquí puedes ver la grabación completa del seminario web.