Ausgewogenheit zwischen Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit für Regierungsräume

5 wichtige Erkenntnisse aus unserem Webinar mit Inavate APAC am 25. November

Am 25. November veranstaltete Televic gemeinsam mit Inavate APAC, der Informationswebsite und dem Magazin für Planer, Installateure und Benutzer von audiovisuellen und verwandten Technologien in professionellen Umgebungen, ein Webinar. Das aktuelle Thema: Ausgewogenheit zwischen Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit für Regierungsräume.

Zu diesem Anlass bildete Didier Rosez, Produktmanager der Televic Conference, ein Expertengremium mit Herrn Thaweesak Thamsirisup, Geschäftsführer von Thailands führendem AV-Systemintegrator Vichai Trading, und Gavin Bunn, Senior Account Manager bei Pro AV Solutions in Australien. Das Webinar wurde von Inavate vom Heimatstandort Singapur aus moderiert und ausgestrahlt.

Mit Blick auf die wichtigsten Trends und Veränderungen, die in Sitzungs- und Konferenzräumen der Regierung vor sich gehen, waren dies die fünf wichtigsten Erkenntnisse aus dem Webinar.

1. Die Pandemie hat die Anforderungen an Sitzungsräume der Regierung rapide verändert

Aufgrund ihrer praktischen Markterfahrung sind sich die Podiumsteilnehmer einig, dass das vergangene Jahr einen raschen Wandel bei den Wünschen und Anforderungen von Regierungen – von nationalen Parlamenten bis hin zu regionalen und kommunalen Räten – in Bezug auf ihre Tagungsrauminfrastruktur gezeigt hat.

Ein erster Treiber für den Wandel war die Notwendigkeit, die soziale Distanzierung zwischen den physischen Teilnehmern im Sitzungssaal zu erleichtern. Personen, die weiter voneinander entfernt saßen und/oder durch Plexiglaswände getrennt waren, hatten Auswirkungen auf die Teilnahmeberechtigung der Diskussion. Dadurch stieg der Bedarf an hochwertigen, persönlichen Audiolösungen für jeden Teilnehmer. Auch die Verlegung der Ratssitzungen an größere Veranstaltungsorte erhöhte die Nachfrage nach flexiblen, mobilen und drahtlosen Konferenzlösungen.

Eine zweite Stufe in der Entwicklung war von der Zeit geprägt, als persönliche Treffen durch Online-Videoanrufe ersetzt werden mussten. Bekannte Plattformen wie Teams und Zoom boten zwar die Möglichkeit, aus der Ferne zu sprechen, enthielten jedoch keine vorgefertigten Antworten auf Fragen wie Abstimmungen, Agenda-Management usw.

Eine dritte Stufe kam, als die Pandemie nachließ und die Räte wieder zu physischen Sitzungen zusammenkamen, aber aufgrund von Umständen wie Quarantänen nicht alle Teilnehmer anwesend sein konnten und die Öffentlichkeit noch nicht an den Sitzungen teilnehmen durfte. Dadurch entstand die Notwendigkeit, sogenannte Hybrid-Meeting-Erlebnisse zu ermöglichen, bei denen einige Teilnehmer im Raum sind und andere digital hinzukommen. Darüber hinaus haben die Gesetze zu Transparenz und Informationsfreiheit Regierungen und Räte dazu veranlasst, professionelle Transkriptions-, Aufzeichnungs- und Streaming-Funktionalitäten in ihr Konferenzsystem zu integrieren.

All dies hat das Bewusstsein von Regierungen und Kommunen für den Mehrwert geschärft, den Systemintegrationsanbieter bieten, im Gegensatz zu der „alten“ Arbeitsweise mit verschiedenen Lieferanten und Dienstleistungen für einzelne Teile der Besprechungsraumgestaltung.

2. Zumindest ein Teil der Änderungen ist hier, um zu bleiben

Während den öffentlichen Verwaltungen viel Verdienst für die schnelle Anpassung an diese neuen Umstände gebührt, stellt sich automatisch die Frage, was passieren wird, wenn die Pandemie endlich nachlässt oder vorüber ist. Die Redner sind sich einig, dass zumindest ein Teil der beschlossenen Änderungen auch dann bestehen bleiben wird, wenn – und hoffen wir, dass dies bald geschieht – die Pandemie nur noch eine ferne Erinnerung ist.

Der Fernzugang zu einer Sitzung wird nicht mehr nur um der Veranstaltung willen verwehrt, sondern aus verschiedenen Gründen (Schwangerschaft, Mutterschutz, Karenz, …) akzeptiert und ermöglicht. Er wird auch genutzt, um externe Experten oder Redner in die Sitzung einzuladen, ohne dass diese Personen physisch im Ratssaal anwesend sein müssen.

Jetzt, wo das Unerwartete passiert ist (niemand hat diese Pandemie kommen sehen), wollen Regierungen für ähnliche Situationen in der Zukunft gerüstet sein. Wir sehen bereits, dass neue Council Space-Projekte entweder von Anfang an mit hybriden Konferenzsystemen ausgestattet sind oder für weniger Personen in größeren Räumen gebaut werden, einschließlich der entsprechenden Audiolösungen.

3. Die Bereitschaft zur Anpassung ist vorhanden

Während Regierungen und öffentliche Institutionen oft als veränderungsscheu wahrgenommen werden, zeigt sich heute ein völlig anderes Bild. Vielleicht ist dies etwas, wofür wir der Pandemie danken müssen. Regierungsbeamte auf der ganzen Welt haben einen mentalen Wandel vollzogen, um die Veränderungen anzunehmen, die erforderlich waren, um mit der neuen Realität umzugehen. Diese Bereitschaft zur Anpassung wird sich nach der Pandemie möglicherweise verlangsamen, aber die Saat ist gelegt und wird zweifellos weiter wachsen.

4. Sicherheit ist ein Anliegen, aber keine Entschuldigung

Der Wechsel zu Online- und Hybridsystemen und die Einbindung integrierter öffentlicher Streaming-Dienste hatten natürlich auch schwerwiegende Auswirkungen auf die internen IT-Dienste der Regierungen. In dieser Hinsicht ist es den modernen Konferenzlösungen von heute bereits gelungen, den Arbeitsbelastungsdruck bei der Verwaltung von Hybrid-Meetings zu reduzieren. Intuitive Meeting-Management-Module ermöglichen es, physische und Remote-Teilnehmer über eine einzige, webbasierte Oberfläche zu verwalten.

Sicherheit ist jedoch für viele IT-Spezialisten nach wie vor eine große mentale Hürde. Insbesondere die Öffnung des Institutsnetzwerks für Streaming oder Remote-Support durch den Systemanbieter scheint zu weit zu gehen. Es liegt an der Konferenzbranche zu beweisen, dass ihre Systeme die höchsten Sicherheits- und Verschlüsselungsstandards auf Unternehmensebene erfüllen. In der Zwischenzeit ist die Schaffung eines separaten zweiten Netzwerks für Streamingzwecke eine praktische Zwischenlösung.

5. Die Ausgabequalität ist ein wichtiger Motivator

Wenn es darum geht, Behörden und Gemeinderäte davon zu überzeugen, in zukunftssichere Konferenzsysteme zu investieren, sehen wir eindeutig einen Schneeballeffekt. Anders ausgedrückt: Erfolgsgeschichten funktionieren. Wenn eine Gemeinde erfolgreich ein neues System einführt, werden sich benachbarte Gemeinden dies ansehen und dazu neigen, die Lösung nachzuahmen.

Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass Individualisierung immer Standardisierung schlägt. Jede Organisation, jeder Rat und jeder Raum ist anders und erfordert möglicherweise einen anderen Ansatz. Eine Referenz, die oft verwendet wird, um den Wert der Investition zu bewerten, ist die greifbare Ausgabequalität, zum Beispiel ein hochstabiler Stream mit ausgezeichneter Audio- und Videoqualität.

Neugierig, mehr zu erfahren? Die vollständige Aufzeichnung des Webinars können Sie sich hier ansehen.