Die häufigsten AV-Herausforderungen in Sitzungssälen.

Gemeinderäte sind in erster Linie um effiziente Debatten und gute Entscheidungen bemüht. Um beides zu ermöglichen, ist heute mehr denn je eine qualitativ hochwertige audiovisuelle Ausstattung des Ratssaals unerlässlich. Wie stellen Sie also sicher, dass jedes Stadtratsmitglied richtig hören und gehört werden kann? Basierend auf einer Umfrage, die wir in den letzten zwei Jahren unter Stadträten durchgeführt haben, zeigen wir die häufigsten audiovisuellen Herausforderungen in Ratssälen auf. Und natürlich stellen wir unsere Erkenntnisse vor, wie man diese Herausforderungen angemessen angeht.

Inhalt dieses Artikels

1. Untersuchungen zeigen: 75 % der Stadtratsmitglieder können sich gegenseitig nicht hören
2. Audioverteilung: Deckenlautsprecher vs. eingebaute persönliche Lautsprecher
3. Meeting-Aufzeichnung zur Erleichterung der einfachen Protokollerstellung
4. Übertragung, Webcasting und Streaming
5. Sitzungsmoderation und Entscheidungsfindung
6. Kurze Demo: Audioqualität einer Ratsaufzeichnung
7. Zukunftssichere Funktionen & Integrationen
8. Skalierbarkeit und einfache Aktualisierung

Untersuchungen zeigen: 75 % der Stadtratsmitglieder können sich gegenseitig nicht hören.

Bei einer Untersuchung, die wir in den letzten zwei Jahren unter Stadträten durchgeführt haben, war die größte Herausforderung, die vorgebracht wurde, schlechte Audioqualität. Genauer gesagt gaben die meisten Befragten an, andere Ratsmitglieder auf der anderen Seite des Tisches zu hören und von der Öffentlichkeit gehört zu werden, sei das größte Problem bei Stadtratssitzungen.

Das Problem ist klar: Wenn drei von vier Stadtratsmitgliedern angeben, dass sie sich nicht klar verstehen können, ist es an der Zeit, tiefer in die Ursachen dieser Probleme einzutauchen.

Wir haben festgestellt, dass dies in den meisten Fällen mit der Art der verwendeten Audiolösung und der Art und Weise zu tun hat, wie die Infrastruktur im Ratssaal eingerichtet ist. Auf den folgenden Seiten gehen wir auf einige der wichtigsten Aspekte ein, die sich auf die Audioqualität in Sitzungssälen auswirken.

Audioverteilung: Deckenlautsprecher vs. eingebaute persönliche Lautsprecher

Die Erörterung der Tagesordnungspunkte ist die wichtigste Aktivität während der Ratssitzungen. Deshalb ist es die wichtigste Aufgabe eines Audiosystems, dafür zu sorgen, dass jeder hört und gehört wird. In vielen Ratssälen besteht das Audiosystem aus mehreren Mikrofonen, idealerweise eines für jedes Ratsmitglied, um seine Stimme aufzunehmen. Um das Gespräch zu verstärken, werden oft Lautsprecher in die Decke des Sitzungssaals eingebaut.

Architektonische Einschränkungen

Die Architektur des Raumes und die Gebäudestruktur der Decke sind sehr oft ein entscheidender Faktor für die Positionierung der Lautsprecher. In vielen Fällen ist dies nicht die ideale Position, um einen klaren, verständlichen Klang für die Ratsmitglieder zu erzeugen. Oft werden Entscheidungen getroffen, um sicherzustellen, dass die Öffentlichkeit hören kann, was besprochen wird. Dies erklärt, warum viele befragte Ratsmitglieder und Mitarbeiter von Stadtverwaltungen sagten: „Ich kann meine Ratskollegen nicht hören“ oder „Können Sie Ihre Frage wiederholen?“.

Verzerrung und Rückkopplung

Moderne Konferenzlösungen verfolgen einen anderen Ansatz, wenn es darum geht, die Stimme des Sprechers zu erheben. Die Tonverstärkung bei Konferenzsystemen erfolgt in den Sprechstellen selbst, da diese einen lokalen Lautsprecher enthalten. Man kann es damit vergleichen, einem Musiker einen persönlichen Monitormix der Band zu geben. Angewendet auf Stadtratssitzungen liefert dies fast eine direkte Einspeisung in die Ohren der Ratsmitglieder und liefert klare und verständliche Audiosignale.

Die Alternative: Ein Konferenzsystem mit integrierten persönlichen Lautsprechern

Moderne Konferenzlösungen verfolgen einen anderen Ansatz, wenn es darum geht, die Stimme des Sprechers zu erheben. Die Tonverstärkung bei Konferenzsystemen erfolgt in den Sprechstellen selbst, da diese einen lokalen Lautsprecher enthalten. Man kann es damit vergleichen, einem Musiker einen persönlichen Monitormix der Band zu geben. Angewendet auf Stadtratssitzungen liefert dies fast eine direkte Einspeisung in die Ohren der Ratsmitglieder und liefert klare und verständliche Audiosignale.

Da die Entfernung vom integrierten Lautsprecher zu den Ratsmitgliedern begrenzt ist, müssen die Audiopegel nicht so hoch sein. Die Verstärkung ist nur dazu da, die Verständlichkeit zu unterstützen, und nicht, um den Ton auf alle im Raum zu projizieren. Dies trägt zu einer angenehmen Zuhörumgebung bei, in der alle Teilnehmer ihre Botschaft in Ruhe vermitteln können. Das Endergebnis: Eine anregendere Diskussion und eine höhere Effizienz der Besprechungen insgesamt.

Sitzungsaufzeichnung zur einfacheren Protokollerstellung.

Da Stadträte und ähnliche Arten von Sitzungen über die getroffenen Entscheidungen berichten müssen, wird häufig eine Aufzeichnung der Sitzung verwendet, um das Sitzungsprotokoll zu erstellen. Je nach Gesetzgebung kann eine audiovisuelle Aufzeichnung sogar eine offizielle Aufzeichnung der Sitzung sein, ohne dass ein schriftliches Protokoll erforderlich ist.

Eine saubere Aufzeichnung mit verständlichem Ton ist ein Muss. Ein Konferenzsystem hilft dabei, indem es sicherstellt, dass nur der Ton der sprechenden Personen erfasst wird, ohne die störenden Geräusche von Husten, Nebengesprächen oder dem Rascheln von Papieren.

Fortschrittliche integrierte Funktionen wie Push-to-Talk und Request-to-Speak (alle mit einem einfachen Tastendruck verfügbar) helfen dabei, Hintergrundgeräusche im aufgezeichneten Audio und in Aufnahmen zu eliminieren. Wenn ein Ratsmitglied nicht spricht, ist sein oder ihr Mikrofon nicht an, d. h. die Sitzungsaufzeichnung enthält kein Husten, Niesen, Papierrascheln oder Randgespräche mehr.

Darüber hinaus ermöglichen die Stationen der Ratsmitglieder sogar das Anzeigen von Dokumenten (z. B. die Tagesordnung der Sitzung) und elektronische Abstimmungslösungen. Die Speech-to-Text-Integration erleichtert das Protokollieren von Besprechungen, angereichert mit automatisierten Metadaten wie Zeitstempeln, Sprechernamen usw.

Übertragung, Webcasting und Streaming

Es gibt ein weltweites Streben nach staatlicher Transparenz und einer offenen Kommunikation gegenüber den Wählern darüber, was mit ihren Steuergeldern passiert. In manchen Ländern muss sogar eine offene Regierung gewährleistet werden, damit die Treffen legal sind.

Während Ratsprotokolle bereits veröffentlicht und/oder den Bürgern online zur Verfügung gestellt wurden, gehen Stadträte heute noch einen Schritt weiter. Audio- und/oder Videoaufzeichnungen von Ratssitzungen werden zur Verfügung gestellt, oder in vielen Fällen können die Sitzungen sogar live oder auf Abruf über verschiedene Streaming- und Webcasting-Dienste verfolgt werden.

Der Wunsch, öffentliche Anhörungen und Ratssitzungen zu streamen, hat seit dem Ausbruch von COVID-19 nur noch zugenommen. Vollständige oder teilweise Sperrungen und soziale Distanzierungsregeln machten es den Bürgern schwer, Ratssitzungen persönlich zu folgen. Dies ist ein weiterer Grund, warum immer mehr Stadträte damit begannen, Live- oder On-Demand-Web-Streaming ihrer Sitzungen anzubieten.

Audio- und Videoaufnahmen werden immer wichtiger

Um dies umzusetzen und einen Einblick in das Verfahren zu geben, sind verständliches Audio und qualitativ hochwertiges Video von größter Bedeutung. In vielen Fällen bedeutet es auch, Audio und Video für den Streaming-Dienst bereitzustellen. Konferenzsysteme verfügen über Tools und Schnittstellen, um Kameras automatisch auf die Ratsmitglieder zu richten, die das Wort ergreifen. Das nimmt dem Schriftführer eine Sorge ab, so dass er sich auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren kann, die Sitzung zu leiten und zu moderieren.

Professionelle Konferenzplattformen mit integrierten Multimedia-Aufzeichnungsfunktionen sind zu einem Muss in der modernen Einrichtung von Ratsräumen geworden. Das Audiosignal aus dem Ratssaal wird

erfasst und mit Informationen zu Tagesordnungsthema, Redner, politischer Partei usw. angereichert. Gleichzeitig nehmen gut positionierte Kameras automatisch das jeweils wortführende Ratsmitglied ins Bild und erstellen so einen leicht verständlichen Video-Feed der Sitzung, der für lokales oder entferntes Live-Streaming, Webcasting oder zum Aufzeichnen verwendet werden kann.

Kameraverfolgung

Bei Besprechungen mit mehreren Teilnehmern, wie beispielsweise einem Stadtrat, ist es oft schwer zu verstehen, wer gerade spricht. Speziell für Remote-Teilnehmer oder Live-Stream-Zuschauer. Daher kommt kein modernes Ratssaal-Konferenzsystem ohne eine kompatible Kameraverfolgungslösung aus.

Ein Kameraverfolgungssystem verwendet eine Anordnung mit mehreren Aufnahmen und Winkeln (Weitwinkelaufnahmen, Aufnahmen pro Sitzplatz oder Sprecher, …), damit sich jeder in Nahaufnahme sehen und verstehen kann. Einfach zu installieren und zu konfigurieren, bieten solche Systeme auch zusätzliche Optionen, wie z. B. das Erstellen sogenannter „Talking Heads“.

Dank kristallklarem Video, einfacher und automatischer Kamerasteuerung ermöglicht die Kameraverfolgung eine bessere Einbindung von Sitzungsteilnehmern und Zuschauern gleichermaßen, was zu einem nahezu persönlichen Sitzungserlebnis führt.

Sitzungsmoderation und Entscheidungsfindung

Aus verschiedenen Gründen (Remote- und Hybrid-Meetings zur Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, Best Practices in Bezug auf transparente Verwaltung und Informationsfreiheit, um nur einige zu nennen) geht es bei der Einrichtung eines effizienten Stadtratssaals nicht mehr nur um Audio. Und während Legacy-Systeme aus der Zeit stammen, als Audio alles war, was zählte, sind die neueren Konferenzlösungen multimedial orientiert und so konzipiert, dass sie einen Ratssaal wirklich zukunftssicher machen.

Elektronische Moderation und Abstimmung

Es versteht sich von selbst, dass das Ziel einer Stadtratssitzung darin besteht, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Im Fall von Remote- oder hybriden Ratssitzungen bedeutet dies, Herausforderungen bei der Moderation und Abstimmung zu meistern. Hürden, die glücklicherweise durch den Einsatz von Conferencing-Lösungen, die für diese spezifischen Herausforderungen entwickelt wurden, recht einfach zu überwinden sind.

Die Lösungen von Televic Conference für moderierte Ratssitzungen umfassen intelligente Funktionen wie eine Wortmeldungsfunktion, eine maximale Anzahl gleichzeitig aktiver Mikrofone sowie Rednerlisten und Rede-Timer nach Einzelpersonen oder politischen Parteien.

Die Abstimmung wird durch die übersichtliche Anzeige des Arbeitsplans und ein digitales Abstimmungs-Dashboard erleichtert, mit dem der Vorsitzende eine Abstimmung starten, die Ergebnisse mit den Teilnehmern teilen und sogar Berichte anzeigen, speichern oder drucken kann.

Einfache Bedienung für technisches Personal

Auch für das technische Personal, das für die Einrichtung und Verwaltung des Ratssaals als Besprechungsumgebung zuständig ist, bieten multimediale Konferenzlösungen handfeste Vorteile.

Im Gegensatz zur Arbeit mit Legacy-Setups gibt es auf einem analogen Bedienfeld keine Schieberegler oder Knöpfe mehr, die man bedienen muss. In Bezug auf das Meeting-Management ist alles sehr einfach und sauber in einer benutzerfreundlichen grafischen Benutzeroberfläche.

Kurze Demo: Audioqualität einer Stadtratsaufzeichnung

Wir für die meisten anderen Dinge gilt auch bei Konferenzsystemen: Probieren geht über Studieren. Daher möchten wir Ihnen diese kurze Demo einer Stadtratssitzung nicht vorenthalten, die mit und ohne fortschrittliches Diskussionsmikrofonsystem aufgezeichnet wurde. In dieser Demo wird das Mikrofonsystem mit einer Untertitelfunktion von YouTube kombiniert. Beide können ohne externe Soundsysteme verwendet oder einfach in jedes vorhandene Audiosystem integriert.

Zukunftssichere Funktionen & Integrationen

Wie oben erwähnt, bieten die modernen Konferenzeinheiten von heute integrierte Funktionen wie Aufzeichnung und Kameraverfolgung, um Videokonferenzen und Live- oder On-Demand-Streaming und Webcasting zu unterstützen.

Die Stationen der Ratsmitglieder ermöglichen sogar das Anzeigen von Dokumenten (z. B. die Tagesordnung der Sitzung), die Teilnehmerregistrierung und elektronische Abstimmungslösungen. Die Text-to-Speech-Integration erleichtert das Erstellen von Sitzungsprotokollen.

Integration in Remote-Plattformen

Was die Integration in Remote-Plattformen betrifft, wird das Streamen von Audio und Video aus dem Meeting-System auf eine beliebige Plattform zum Kinderspiel. Und Sie können ganz einfach Plattformen wie Zoom oder Teams in die Benutzeroberfläche des Audio-/Videosystems integrieren oder diese Plattformen sogar ganz vergessen und sich für die Verwendung der dedizierten, für Kommunen entwickelten Konferenzsoftware entscheiden, die mit den Lösungen geliefert wird.

Skalierbarkeit und einfache Aktualisierung

Inzwischen wird Ihnen klar geworden sein, dass es bei modernen Konferenzlösungen für Sitzungsräume heute um viel mehr geht als nur um Mikrofone und Lautsprecher. Die Einrichtung kann so einfach oder komplex sein, wie es Ihr spezieller Sitzungssaal erfordert.

Allen Lösungen ist gemeinsam, dass sie sehr flexibel sind. Sie können kundenspezifisch angepasst werden, um ganz spezielle Anforderungen zu erfüllen. Und sie können jederzeit einfach nach oben oder unten skaliert und mit zusätzlichen Funktionen und/oder Komponenten aufgerüstet werden.

Wenn es Ihre Situation erfordert, kann die audiovisuelle Ausstattung Ihres Ratssaals sogar zu 100 % drahtlos, leicht demontierbar und sogar mobil sein.

Für weitergehende Informationen besuchen Sie bitte televic-conference.com