Révolutionner la gestion des réunions : système innovant de Waterschap Noorderzijlvest

Laissez-vous surprendre par le système révolutionnaire de gestion des réunions de Waterschap Noorderzijlvest, qui est utilisé depuis plusieurs mois maintenant. Grâce à une installation audiovisuelle de pointe, les participants ont la possibilité de suivre en direct les réunions du conseil d'administration. Cette fonction remarquable permet aux personnes de participer à ces réunions de n'importe où, à n'importe quel moment, et même d'y revenir plus tard.

Noorderzijlvest est l'autorité compétente en matière d'eau pour une région importante comprenant Groningue, le nord et le centre de la Drenthe, ainsi qu'une partie de la Frise. Le conseil d'administration se réunit au siège social de Groningue, où une installation audiovisuelle est utilisée depuis de nombreuses années. Lors de l'entretien préventif annuel en 2020, l'intégrateur dB Audiovisueel a constaté que certains composants du système approchaient de la fin de leur durée de vie. Par conséquent, une recommandation a été faite à l'autorité, l'invitant à envisager un remplacement indispensable.

Atteindre les objectifs
L'une des exigences essentielles de Noorderzijlvest était la possibilité de mettre en place des flux en direct, permettant d'accéder aux réunions depuis n'importe quel endroit. En outre, le nouveau système devait être robuste et convivial, selon Kristien Vlieg, qui a participé de près à la conception de la nouvelle salle AB en tant que responsable de l'assistance au conseil d'administration. Kristien Vlieg ajoute : « Une autre considération importante était la possibilité d'utiliser le vote numérique. Bien qu'il ne soit pas encore mis en œuvre, nous sommes bien préparés pour l'avenir. »

Numérisation totale
Le système de gestion des réunions entièrement numérique a été mis en place à la mi-2022. « Il est entièrement numérique », annonce Ben de Jonge de dB Audiovisueel. « Tous les documents de réunion sont téléchargés à l'avance dans le système, et nous l'avons intégré de manière transparente à iBABS, une plateforme numérique permettant aux organes administratifs de mener des réunions sans papier et de prendre des décisions à l'aide d’un iPad. Les participants s'inscrivent simplement à leur arrivée en utilisant leur carte d'identité. Chaque table de conférence est équipée d'une installation multimédia avec écrans, tandis que des caméras sont placées à des endroits stratégiques de la salle. Dès que quelqu'un commence à parler, le système identifie rapidement l'orateur, assurant sa visibilité sur l'écran avec son nom et sa fonction. »

Diffusion en direct sans interruption
Une compréhension exceptionnelle de la parole est extrêmement importante avec un système aussi sophistiqué. Pour tester l'acoustique, nous avons effectué plusieurs essais préliminaires. La salle est équipée de deux écrans mobiles placés de chaque côté, offrant une visibilité idéale au public présent. Simultanément, les membres intéressés peuvent participer aux réunions depuis n'importe quel endroit grâce à des services de diffusion en direct tiers. En outre, les réunions sont rapidement archivées et mises à disposition en ligne pour être visionnées ultérieurement. Cette fonction permet aux participants d'accéder à des points spécifiques de l'ordre du jour en fonction de leurs intérêts.

Convivialité
Aux commandes de chaque réunion se trouve Kristien Vlieg, responsable de l'assistance au conseil d'administration, qui navigue sans effort dans le système à l'aide d'un écran posé sur une table. « Si un participant laisse accidentellement son microphone allumé, je peux l'éteindre. De temps en temps, je dois régler les paramètres de la caméra, ce qui est extrêmement simple grâce au menu intuitif. Au début, un représentant de dB Audiovisueel s'est assis à mes côtés pour me guider, ce qui m'a permis de maîtriser le fonctionnement de l'appareil », explique Kristien Vlieg. Sa collègue Ebel Huizinga partage son sentiment et se réjouit de la convivialité de l'installation. « Lors de notre récente réunion inaugurale du conseil d'administration, personne n'a rencontré de difficultés pour faire fonctionner le système. »