Revolutionierung des Meeting-Managements: Das innovative System von Waterschap Noorderzijlvest

Lassen Sie sich vom bahnbrechenden Meeting-Management-System von Waterschap Noorderzijlvest überraschen, das bereits seit mehreren Monaten im Einsatz ist. Mit Hilfe der hochmodernen audiovisuellen Installation haben die Teilnehmer die Möglichkeit, die Vorstandssitzungen live zu übertragen. Diese bemerkenswerte Funktion ermöglicht es Einzelpersonen, von überall und jederzeit an diesen Besprechungen teilzunehmen und sie sogar zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu besuchen.

Noorderzijlvest fungiert als einflussreiche Wasserbehörde für eine bedeutende Region, die Groningen, Nord- und Mittel-Drenthe sowie einen Teil Frieslands umfasst. Der General Board (GB) tagt am geschätzten Hauptsitz in Groningen, wo man seit vielen Jahren auf eine audiovisuelle Installation setzt. Bei der jährlichen vorbeugenden Wartung im Jahr 2020 stellte der Integrator dB Audiovisueel fest, dass bestimmte Komponenten des Systems sich dem Ende ihrer Lebensdauer näherten. Daraufhin wurde eine Empfehlung an die Wasserbehörde gerichtet, einen dringend benötigten Austausch in Betracht zu ziehen.

Ziele verwirklichen
Zu den wichtigsten Anforderungen von Noorderzijlvest gehörte die Möglichkeit, Live-Streams einzurichten, so dass von jedem Ort aus auf Besprechungen zugegriffen werden kann. Darüber hinaus musste das neue System robust und benutzerfreundlich sein, so Kristien Vlieg, die als Vorstandsmitarbeiterin maßgeblich an der Gestaltung des neuen AB-Raums beteiligt war. Vlieg fügt hinzu: „Ein weiterer wichtiger Gesichtspunkt war das Potenzial für digitale Abstimmungen. Auch wenn dies derzeit noch nicht umgesetzt ist, sind wir für die Zukunft gut gerüstet.”

Umfassende Digitalisierung
Das vollständig digitale Sitzungsmanagementsystem wurde Mitte 2022 implementiert. „Es ist komplett digital“, verkündet Ben de Jonge von dB Audiovisueel. „Alle Sitzungsunterlagen werden vorab in das System hochgeladen. Zudem haben wir es nahtlos in iBABS integriert, eine digitale Plattform, die es Verwaltungsbehörden ermöglicht, papierlose Sitzungen durchzuführen und Entscheidungen mit Hilfe von iPads zu treffen. Die Teilnehmer registrieren sich einfach bei der Ankunft mit ihrem Personalausweis. Jeder Konferenztisch hat ein Multimedia-Setup mit Bildschirmen, während Kameras strategisch im Raum platziert sind. Sobald jemand zu sprechen beginnt, identifiziert das System den Sprecher schnell und stellt sicher, dass er zusammen mit seinem Namen und seiner Zugehörigkeit klar auf dem Bildschirm sichtbar ist.”

Nahtloses Live-Streaming
Eine hervorragende Sprachverständlichkeit ist bei einem derart hochentwickelten System äußerst wichtig. Um die Akustik zu testen, haben wir im Vorfeld mehrere Testkonfigurationen vorgenommen. Der Raum verfügt über zwei mobile Bildschirme, die auf beiden Seiten positioniert sind und dem persönlichen Publikum optimale Sicht bieten. Gleichzeitig können Interessenten über Live-Streaming-Dienste Dritter von jedem gewünschten Ort aus an den Sitzungen teilnehmen. Darüber hinaus werden die Sitzungen zeitnah archiviert und zur späteren Einsichtnahme online zur Verfügung gestellt. Mit dieser Funktion können Zuschauer basierend auf ihren Interessen selektiv auf bestimmte Tagesordnungspunkte zugreifen.

Benutzerfreundlichkeit
Geleitet wird jede Sitzung von der Vorstandsunterstützungsbeauftragten Kristien Vlieg, die über einen am Tisch montierten Bildschirm mühelos durch das System navigieren kann. „Wenn ein Teilnehmer versehentlich sein Mikrofon eingeschaltet lässt, kann ich es ausschalten. Gelegentlich muss ich die Kameraeinstellungen anpassen, was mit dem intuitiven Menü extrem einfach ist. „Zuerst saß ein Vertreter von dB Audiovisueel neben mir und gab mir Anleitung, so dass ich mich mit der Bedienung vertraut machen konnte“, erklärt Vlieg. Ihr Kollege Ebel Huizinga schließt sich ihrer Meinung an und zeigt sich erfreut über die Benutzerfreundlichkeit der Installation. „Bei unserer jüngsten Eröffnungssitzung des Vorstands gab es keine einzige Person, die Schwierigkeiten bei der Bedienung des Systems hatte.”