Revolucionamos la gestión de reuniones: el innovador sistema de Waterschap Noorderzijlvest

Prepárate para alucinar con el innovador sistema de gestión de reuniones de Waterschap Noorderzijlvest, que lleva ya varios meses en funcionamiento. Los asistentes tienen la oportunidad de transmitir en directo las reuniones de la Junta General con la ayuda de una instalación audiovisual de vanguardia. Esta extraordinaria función permite a los usuarios participar en las reuniones desde cualquier lugar y en cualquier momento, e incluso volver a ellas más tarde.

Noorderzijlvest es la autoridad del agua más influyente de una importante región que abarca Groninga, Drenthe Septentrional y Central, así como una parte de Frisia. La Junta General (JG) se reúne en la apreciada sede de Groninga, donde cuentan desde hace años con una instalación audiovisual. Durante el mantenimiento preventivo anual de 2020, el integrador dB Audiovisueel, observó que algunos componentes del sistema se acercaban al final de su vida útil. En consecuencia, se hizo una recomendación a la autoridad del agua y se la instó a considerar su muy necesaria sustitución.

Alcanzar los objetivos
Uno de los requisitos más importantes de Noorderzijlvest era la posibilidad de transmitir en directo, lo que permitiría acceder a las reuniones desde cualquier lugar. Además, el nuevo sistema tenía que ser robusto y fácil de usar, según Kristien Vlieg, íntimamente implicada en el diseño de la nueva sala AB como responsable de apoyo de la junta. Vlieg añade: «Otra consideración importante fue la posibilidad de voto digital. Aunque no se aplica en la actualidad, estamos bien preparados para el futuro».

Digitalización completa
El sistema de gestión de reuniones totalmente digital se implantó a mediados de 2022. «Es completamente digital», anuncia Ben de Jonge, de dB Audiovisueel. «Todos los documentos de las reuniones se cargan en el sistema con antelación y lo hemos integrado perfectamente con iBABS, una plataforma digital que permite a los órganos administrativos celebrar reuniones sin papel y tomar decisiones utilizando iPads. Los participantes sólo tienen que inscribirse a su llegada utilizando sus tarjetas de identificación. Cada mesa de conferencias cuenta con un sistema multimedia con pantallas y cámaras estratégicamente situadas en la sala. En cuanto alguien empieza a hablar, el sistema identifica rápidamente al orador, lo que garantiza que aparezca en la pantalla junto con su nombre y cargo».

Transmisión en directo sin interrupciones
En un sistema tan sofisticado, es muy importante que la inteligibilidad de la voz sea excepcional. Así que realizamos varias pruebas previas para comprobar la acústica. La sala cuenta con dos pantallas móviles situadas a ambos lados, que ofrecen al público presencial una magnífica visibilidad. Al mismo tiempo, los interesados pueden participar en las reuniones desde cualquier lugar a través de los servicios de streaming de terceros. Además, las reuniones se archivan de inmediato y están disponibles para futuras consultas en línea. Esta función permite a los telespectadores acceder a puntos concretos del orden del día de manera selectiva en función de sus intereses.

Facilidad de uso
Kristien Vlieg, responsable de apoyo de la junta, dirige las reuniones y maneja el sistema sin esfuerzo a través de una pantalla de sobremesa. «Si un participante se deja el micrófono encendido sin querer, puedo apagarlo. De vez en cuando, necesito modificar los ajustes de la cámara, lo que resulta extremadamente sencillo con el intuitivo menú. Al principio, un representante de dB Audiovisueel se sentó a mi lado para orientarme, lo que me permitió familiarizarme con su funcionamiento», explica Vlieg. Su colega Ebel Huizinga comparte sus palabras y se muestra satisfecha por la facilidad de uso de la instalación. «Hace poco, durante la reunión inaugural de la Junta General, no hubo ni una sola persona que tuviera dificultades para manejar el sistema».