Cinq règles de base favorisant la concentration lors des réunions numériques

Découvrez comment maintenir l'attention des participants lors des réunions du conseil municipal numériques ou hybrides. Avec cinq règles de base simples, les réunions du conseil municipal à distance deviennent plus faciles à gérer.

Comment maintenir la concentration des participants lors des réunions hybrides du conseil municipal ?

Cinq règles pour maintenir un bon confort lors des réunions numériques

La façon dont les conseils municipaux se réunissent a radicalement changé au cours des deux dernières années. Contraints par la pandémie, les membres des conseils municipaux ont soudain dû se réunir en ligne. Pour beaucoup d'entre eux, cela signifie être assis chez soi derrière un ordinateur portable ou une tablette, souvent avec une qualité audio et vidéo médiocre, des bruits de fond gênants et beaucoup d'autres distractions.

En outre, les réunions numériques du conseil municipal prennent souvent plus de temps que les réunions physiques que nous connaissons, principalement parce que les membres du conseil ont besoin de temps pour se familiariser avec l'utilisation des outils de réunion en ligne. Il va sans dire que la combinaison de ces facteurs rend difficile le maintien d'une capacité d'attention adéquate pendant toute la durée de la réunion.

Peser le pour et le contre des réunions du conseil municipal à distance

Une chose est claire : les membres du conseil municipal préfèrent se réunir face à face dans une salle. L'expérience de la réunion est tout simplement différente et permet des échanges informels pendant les pauses café. Mais en même temps, tout le monde voit aussi des avantages à la possibilité de participer à une réunion à distance. Les réalités pratiques telles que les voyages d'affaires, la maladie ou la quarantaine ne doivent plus être un motif automatique de non-participation.

Alors, comment profiter des avantages des réunions numériques et hybrides sans trop souffrir de leurs inconvénients ? Quelques règles de base simples peuvent nous aider.

Les cinq règles de base du confort des réunions numériques

Règle n° 1 : utilisation de la plateforme de réunion adaptée

Les membres du conseil ou les modérateurs qui ont essayé d'organiser des réunions numériques sur des plateformes qui sont en fait destinées à la conversation vidéo sociale, ont constaté que ces outils n'ont pas la capacité de gérer une discussion et une prise de décision rationalisées. Aujourd'hui, il existe des plateformes de réunion spécialement conçues pour répondre aux besoins d'une réunion hybride du conseil municipal. Elles comprennent des caractéristiques et des fonctionnalités telles que la modération (file d'attente, demande de parole, etc.), le vote électronique et le partage de l'ordre du jour.

Règle n° 2 : importance de la qualité audio et vidéo sur place

Pour que la réunion soit efficace, il faut que les membres du conseil puissent se voir et s'entendre clairement. C'est pourquoi tout système décent de discussion dans la salle du conseil doit au moins inclure des microphones individuels pour chaque délégué et un système de suivi des caméras.

Règle n° 3 : importance de la qualité audio et vidéo à distance

Lorsque vous participez à une réunion du conseil à distance, veillez à ne pas devenir un facteur de perturbation pour les autres membres du conseil.

• Connectez-vous à l'avance et testez votre connexion, votre microphone et votre caméra pour vous assurer que tout fonctionne.
• Tenez-vous à l'écart des bruits de fond
• Créez de bonnes conditions d'éclairage et de positionnement de la caméra (faites des essais au préalable).
• Rendez votre arrière-plan flou.

Règle n° 4 : gestion du temps de parole

En particulier dans les réunions hybrides, lorsque certains membres du conseil sont dans la salle et que d'autres se joignent à distance, les participants à distance n'ont pas toujours l'occasion de s'exprimer. Prenez l'habitude d'utiliser des outils de modération interactive, de gestion de l'ordre du jour et de chronométrage des interventions pour donner à chacun une chance égale.

Règle n° 5 : familiarisation technologique

Rien n'est plus distrayant que d'essayer de comprendre les tenants et les aboutissants de la plateforme de réunion numérique alors que le conseil est déjà en session. Prenez le temps d'organiser une formation initiale adéquate pour vous assurer que tout le monde est familiarisé avec l'utilisation de la technologie.