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5 Grundregeln, bei digitalen Ratssitzungen zu beachten sind

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Erfahren Sie, wie Sie die Aufmerksamkeit der Menschen bei digitalen oder hybriden Stadtratssitzungen aufrechterhalten können. Mit fünf einfachen Grundregeln werden Remote-Ratssitzungen einfacher zu handhaben.

Wie man die Aufmerksamkeit der Menschen bei Hybrid-Ratssitzungen aufrechterhält

5 Regeln für eine gute digitale Sitzungshygiene

Die Art und Weise, wie Stadträte zusammentreten, hat sich in den letzten zwei Jahren drastisch verändert. Durch die Pandemie gezwungen, mussten sich lokale Stadträte plötzlich online treffen. Für viele von ihnen bedeutet dies, zu Hause hinter einem Laptop oder Tablet zu sitzen, oft mit geringer Audio- und Videoqualität, störenden Geräuschen im Hintergrund und vielen anderen Ablenkungen.

Obendrein erwiesen sich digitale Stadtratssitzungen oft als länger als die uns bekannten physischen Sitzungen, hauptsächlich weil die Ratsmitglieder Zeit brauchten, um sich mit der Verwendung von Online-Sitzungstools vertraut zu machen. Unnötig zu erwähnen, dass es diese Faktoren zusammengenommen schwierig machen, eine angemessene Aufmerksamkeitsspanne während der gesamten Ratssitzung aufrechtzuerhalten

Abwägen der Vor- und Nachteile von Remote-Ratssitzungen

Eines ist klar: Die Stadträte treffen sich am liebsten persönlich im Stadtratszimmer. Das Sitzungserlebnis ist einfach anders und ermöglicht eine informelle Interaktion während der Kaffeepausen. Aber gleichzeitig sehen alle auch Vorteile in der Möglichkeit, dass Einzelpersonen aus der Ferne an einer Stadtratssitzung teilnehmen können. Praktische Gegebenheiten wie Dienstreisen, Krankheit oder Quarantäne müssen nicht mehr automatisch ein Grund für die Nichtteilnahme sein.

Wie nutzen wir also die Vorteile digitaler und hybrider Meetings, ohne zu sehr unter den Nachteilen zu leiden? Ein paar einfache Grundregeln können dabei helfen.

Die 5 Grundregeln der digitalen Meeting-Hygiene

Regel Nr. 1 Nutzen Sie die richtige Meeting-Plattform

Ratsmitglieder oder Moderatoren, die versucht haben, digitale Stadtratssitzungen auf Plattformen zu veranstalten, die eigentlich für soziale Videogespräche gedacht sind, haben festgestellt, dass diese Tools nicht in der Lage sind, eine optimierte Diskussion und Entscheidungsfindung zu verwalten. Heute stehen Sitzungsplattformen zur Verfügung, die speziell für die Anforderungen einer hybriden Stadtratssitzung entwickelt wurden. Dazu gehören Features und Funktionalitäten wie Moderation (Rednerwarteschlange, Wortmeldung, …), elektronische Abstimmung und Tagesordnungsweitergabe.

Regel Nr. 2 Die Audio- und Videoqualität vor Ort ist wichtig

Dass sich die Ratsmitglieder gut sehen und hören können, ist eine absolute Voraussetzung für ein effizientes Meeting-Erlebnis. Daher sollte jedes anständige Diskussionssystem in einem Ratssaal zumindest individuelle Mikrofone für jeden Delegierten und ein Kameraverfolgungssystem enthalten.

Regel Nr. 3 Remote-Audio- und -Videoqualität ist noch wichtiger

Wenn Sie aus der Ferne an der Ratssitzung teilnehmen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu einem störenden Faktor für Ihre Ratskollegen werden.

  • Melden Sie sich frühzeitig an und testen Sie Ihre Verbindung, Ihr Mikrofon und Ihre Kamera, um sicherzustellen, dass alles funktioniert
  • Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche
  • Schaffen Sie gute Lichtverhältnisse und Kamerapositionierung (vorher ausprobieren)
  • Schaffen Sie einen neutralen Hintergrund

Regel Nr. 4 Regeln Sie die Redezeit

Besonders bei Hybrid-Meetings, wenn einige Ratsmitglieder im Raum sind und andere aus der Ferne beitreten, bekommen die Remote-Teilnehmer nicht immer ihre faire Chance zu sprechen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, interaktive Moderations-, Agenda-Management- und Redetiming-Tools zu verwenden, um allen die gleichen Chancen zu geben.

Regel Nr. 5: Machen Sie es narrensicher

Nichts ist ablenkender als Menschen, die versuchen, die Vor- und Nachteile der digitalen Meeting-Plattform herauszufinden, während der Rat bereits tagt. Nehmen Sie sich Zeit, um vorher eine angemessene Einführung zu organisieren, um sicherzustellen, dass alle mit der Verwendung der Technologie vertraut sind.

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