5 reglas básicas para mantener la concentración durante las reuniones digitales del pleno

Descubre cómo mantener la concentración durante las reuniones digitales o híbridas del ayuntamiento. Las reuniones a distancia son más fáciles de llevar con estas 5 sencillas normas básicas.

¿Cómo mantener la concentración durante las reuniones híbridas del pleno?

5 reglas para la práctica de reuniones digitales

La forma de reunirse en los ayuntamientos ha cambiado de forma drástica en los últimos 2 años. Con la pandemia, los concejales se vieron de pronto obligados a reunirse en línea. Para muchos de ellos, esto significa estar en casa, sentados detrás de un portátil o una tableta, a menudo con una mala calidad de audio y vídeo, molestos ruidos de fondo y muchas otras distracciones.

Además, las reuniones digitales del ayuntamiento solían ser más largas que las reuniones físicas que conocíamos, sobre todo, porque los concejales necesitaban tiempo para familiarizarse con las herramientas de reunión en línea. Es obvio que la combinación de estos factores hace que sea muy difícil mantener la atención adecuada durante toda la reunión.

Ventajas e inconvenientes de las reuniones a distancia del pleno

Está claro que los concejales prefieren reunirse cara a cara en la sala del ayuntamiento, ya que la experiencia de reunión es diferente, y permite una interacción informal durante las pausas para el café, pero, al mismo tiempo, todo el mundo sabe ver las ventajas de que los ciudadanos puedan participar a distancia en este tipo de reuniones. Situaciones como viajes de negocios, enfermedades o cuarentenas ya no tienen por qué ser un motivo automático de inasistencia.

Entonces, ¿cómo se pueden aprovechar las ventajas de las reuniones digitales e híbridas sin sufrir demasiado por los inconvenientes? Unas sencillas normas básicas pueden servir de ayuda.

Las 5 reglas básicas para la práctica de reuniones digitales

Regla nº 1: utilizar la plataforma de reuniones adecuada

Los concejales o moderadores que han intentado organizar reuniones digitales del pleno en plataformas que están pensadas para la interacción social por vídeo, han descubierto que estas herramientas carecen de la capacidad necesaria para gestionar el debate y simplificar la toma de decisiones. Hoy en día, existen plataformas de reuniones desarrolladas específicamente para adaptarse a las necesidades de las reuniones híbridas de los ayuntamientos. Incluyen características y funciones como la moderación (oradores en cola, petición de la palabra, etc.), la votación electrónica y la posibilidad de compartir el orden del día.

Regla nº 2: la calidad del audio y del vídeo in situ es importante

Para que las reuniones sean eficaces, es fundamental que los concejales puedan verse y oírse bien. Por lo tanto, cualquier sistema de debate para la sala del pleno que se precie debería contar, al menos, con micrófonos individuales para cada delegado y un sistema de seguimiento por cámara.

Regla nº 3: la calidad del audio y del vídeo a distancia es aún más importante

Cuando te unas a la reunión a distancia, asegúrate de no convertirte en un elemento de distracción para tus compañeros.

• Conéctate pronto y prueba la conexión, el micrófono y la cámara para comprobar que todo funciona.
• Aíslate de los ruidos de fondo.
• Crea buenas condiciones de luz y sitúa bien la cámara (haz la prueba antes).
• Difumina el fondo.

Regla nº 4: gestionar el tiempo de discurso

Quienes participan en remoto no siempre tienen la oportunidad de intervenir, sobre todo, en las reuniones híbridas, en las que algunos asistentes están en la sala y otros se incorporan a distancia. Acostúmbrate a utilizar herramientas de moderación interactiva, de gestión del orden del día y del tiempo de intervención para dar a todos las mismas oportunidades.

Regla nº 5: hazlo fácil para los más difíciles

No hay nada que distraiga más que la gente que intentar descifrar el funcionamiento de la plataforma digital de reuniones mientras el pleno ya está reunido. Dedica tiempo a planificar la integración para asegurarte de que todo el mundo está familiarizado con el uso de la tecnología.