Une technologie de réunion durable pour le nouvel hôtel de ville de Beringen

La ville de Beringen, dans la province belge du Limbourg, a transformé un site scolaire historique en un hôtel de ville et un centre administratif flambant neufs. L'élément phare de ce projet ambitieux est la transformation de l'ancienne chapelle de l'école en salle de réunion polyvalente, utilisée pour les réunions du conseil communal de Beringen, mais aussi pour des mariages et d'autres événements.

En collaboration avec l'intégrateur audiovisuel Videocenter, Televic a fourni une solution qui a respectueusement introduit une technologie de conférence moderne dans la rénovation architecturale de cette chapelle de valeur historique.

Une technologie d'avenir

Le bourgmestre Thomas Vints et son conseil communal ont exprimé le souhait de tirer le meilleur parti de la technologie de conférence moderne et de rapprocher le processus décisionnel de la ville des citoyens de Beringen. Il s’agissait d’une raison suffisante pour que Videocenter recommande une solution de conférence Televic complète, comme elle l'avait déjà fait pour de nombreux conseils communaux belges.

Après de nombreuses collaborations antérieures, Stany Boussu, directeur général de Videocenter, connaissait bien la combinaison de matériel et de logiciel de conférence de pointe de Televic , ainsi que notre niveau élevé d'assistance.

Numérisation accélérée

Comme la plupart des conseils communaux, Beringen a ressenti le besoin pressant de passer à des solutions de réunion numériques et hybrides en raison de la pandémie de covid-19. Mais d'un point de vue plus large, la ville a vu des possibilités prometteuses en termes d'implication des citoyens, de transparence de l'information et de rationalisation des procédures de rédaction des procès-verbaux et des rapports.

Suivi des caméras et diffusion en direct

Tous ces éléments ont conduit la ville de Beringen à opter pour un système de conférence Televic avec un système de suivi des caméras T-CAM intégré. Cela permet à la ville de diffuser en direct toutes les réunions du conseil communal, avec un fondu automatique entre la vue d'ensemble de la salle et les gros plans des orateurs actifs, et une fonction automatique de « superposition des noms », qui affiche le nom, la fonction et le parti politique de chaque orateur.

Les réunions sont également enregistrées automatiquement, ce qui élimine la nécessité de rédiger des procès-verbaux à la main. Les secrétaires communaux peuvent désormais utiliser l'enregistrement comme point de départ pour la transcription, les rapports et la publication.

Flexibilité, évolutivité et facilité d'utilisation

Compte tenu de la vocation multifonctionnelle de la salle, l'équipe ICT de Beringen a insisté sur la nécessité d'un système flexible, évolutif et facile d'utilisation. Une configuration entièrement sans fil avec les postes de conférence sans fil à poser Confidea FLEX G4 de Televic garantissent une mise en place rapide et facile des réunions. Même sans personnel technique sur place, il suffit de sortir les postes nécessaires pour la réunion de la mallette de stockage et de les installer. Une fois les batteries et les cartes d'identification insérées, les postes sont prêts à fonctionner grâce à la fonctionnalité « plug and play ».

La gestion des réunions peut être effectuée par le personnel administratif sans aucune connaissance technique spécifique. Une tablette suffit pour accéder et utiliser le logiciel intuitif Confero de Televic et offrir à chaque participant une expérience de réunion fluide et sans problème.